Comparativa
¿CRM a la medida o CRM de caja?
01Criterio a criterio
Comparación
| Criterio | CRM de caja | CRM a la medida |
|---|---|---|
| 01Puesta en marcha | CRM de cajaDías | CRM a la medidaSemanas |
| 02Costo | CRM de cajaLicencia por usuario, todos los meses, para siempre | CRM a la medidaProyecto una vez, más mantenimiento |
| 03Se adapta a | CRM de cajaSu propia forma de trabajar; tú te adaptas a ella | CRM a la medidaTu proceso real |
| 04Funciones que no usarás | CRM de cajaMuchas, y estorban al capturar | CRM a la medidaNinguna |
| 05Integraciones | CRM de cajaLas que trae; lo demás, por conectores | CRM a la medidaLas que necesites |
| 06Riesgo | CRM de cajaQue el equipo no lo use porque pide datos que a nadie sirven | CRM a la medidaQue se construya sobre un proceso que iba a cambiar igualmente |
| 07Cuándo elegirlo | CRM de cajaProceso de venta estándar | CRM a la medidaProceso que no cabe en ningún molde |
02La parte incómoda
03Nuestra postura
En la práctica
Trabajamos con HubSpot, Zoho, Bitrix24 y Monday, y también construimos a la medida — como el CRM que hicimos para 24 Pro Real Estate, donde asesores, propiedades y solicitudes tenían que vivir juntos y ningún sistema del mercado lo hacía. No revendemos licencias, así que no ganamos nada empujándote a un lado o al otro.
04Dudas
Preguntas frecuentes
- ¿Y si ya tenemos un CRM y nadie lo usa?
- Es el escenario más frecuente, y casi nunca se arregla cambiando de sistema. Suele bastar con quitarle campos, automatizar lo que puede capturarse solo y conectar el canal por donde de verdad llegan los clientes.
- ¿Se puede empezar de caja y migrar después?
- Sí, y muchas veces es lo sensato: el sistema de caja enseña qué necesitas de verdad. Lo importante es no quedarse con los datos atrapados — por eso conviene tener claro desde el principio cómo se sacan.
- ¿A partir de qué punto la suma de licencias supera a un desarrollo?
- No hay una cifra universal, pero la cuenta cabe en una hoja: multiplica el costo por asiento por los usuarios y por los meses que piensas quedarte, y compara con el proyecto más su mantenimiento. Lo que suele decidir no es el total de hoy, es la pendiente: si vas a duplicar el equipo, la comparación cambia de lado.
- ¿Se puede tener un CRM a la medida y seguir usando el correo y el calendario de siempre?
- Sí, y es lo que recomendamos. Nadie tiene que abandonar su bandeja ni su agenda: el sistema propio se conecta a lo que ya usan y registra lo que importa, que es la conversación, el compromiso y la fecha. Pedirle al equipo que cambie de herramienta para todo a la vez es la manera más fiable de que no lo adopte.
- ¿Quién capacita al equipo en un CRM hecho a la medida, si no hay tutoriales?
- Nosotros, y con una ventaja: se capacita sobre tu proceso y no sobre un producto genérico, así que la sesión es corta porque no hay funciones de relleno que explicar. Queda además una guía escrita con las pantallas reales, para que quien entre en seis meses no dependa de la memoria de un compañero.
05Cuatro casos con veredicto
Según tu caso
Un despacho con cartera fija y venta por recomendación
Veinte clientes recurrentes, algún proyecto nuevo al trimestre y un embudo que cabe en cinco etapas: contacto, propuesta, negociación, cierre y seguimiento. No hay comisiones cruzadas ni reglas de excepción. Aquí gana el sistema de caja sin discusión: queda configurado en días, cuesta bastante menos que cualquier desarrollo y nadie va a echar de menos una función que no existe. Pagar código para reconstruir eso es gastar en algo ya resuelto.
Una inmobiliaria con venta, renta y renta temporal
Cada régimen tiene su ciclo, su comisión y su papeleo, y una misma propiedad puede estar en dos a la vez. Los asesores son externos y no todos deben ver lo mismo. Aquí gana lo propio: en 24 Pro Real Estate, inmobiliaria de Mérida, construimos un CRM donde el catálogo, los asesores y cada solicitud conviven bajo reglas que no son iguales entre sí. Ese enredo no entra en un molde estándar sin parches.
Un negocio de ocho meses que todavía descubre cómo vende
El embudo cambió dos veces este trimestre y va a cambiar otra. Todavía no sabes si el cliente llega por recomendación o por anuncio, ni cuántos contactos hacen falta antes de cerrar. Aquí gana el sistema de caja, y no como premio de consolación: sirve justamente para descubrir qué necesitas. Pagar un desarrollo por un proceso que todavía se está inventando cuesta el doble, primero por error y luego por corrección.
El molde sirve, pero le falta una pieza
La parte comercial encaja perfecto en un producto de caja y lo que no encaja es el tramo posterior: la instalación, el expediente, la renovación. Aquí no gana ninguna de las dos por separado. Se deja la venta donde ya funciona, se construye sólo la pieza que falta y se conecta por API, con una regla escrita de qué sistema manda sobre cada dato para no acabar con dos verdades.
06Lo que cuesta de verdad
El costo completo de cada camino
Un producto de caja se paga por asiento y por nivel de plan, cada mes y mientras lo uses, y a eso hay que sumar la configuración inicial, los conectores que hagan falta y las horas de quien lo mantiene ordenado. El gasto tampoco termina el día que decides salir: hay que exportar, rehacer automatizaciones y volver a capacitar al equipo. Uno a la medida arranca desde $30,000 MXN, más mantenimiento y hospedaje, y obliga a construir lo que allá venía de fábrica; en cambio, sumar usuarios no mueve la factura. Cambiar de rumbo pesa distinto en cada lado: ampliar código propio es un proyecto normal, mientras que mudarse de un producto ajeno depende de lo que ese producto te deje sacar.
07Señales de que ya se te quedó corta
- 01El embudo de verdad vive en una hoja de cálculo paralela al sistema que pagas.
- 02Pagas asientos para gente que sólo entra a consultar un teléfono.
- 03Para reportar como piensas el negocio, alguien exporta y pega en Excel cada lunes.
- 04Hay tres campos con nombres parecidos y nadie recuerda cuál es el bueno.
- 05Tu proceso real tiene siete pasos y el sistema sólo admite cinco etapas.
- 06Cada integración nueva pasa por un conector de pago que ya cuesta más que el CRM.
- 07Subiste de plan por una única función y el resto del paquete no se usa.
- 08Una pregunta simple de dirección obliga a cruzar dos herramientas a mano.
08Los términos, sin misterio
- Asiento
- La unidad por la que cobra casi todo producto de caja: una licencia por cada persona con acceso. Sube con el equipo, aunque la mitad de esas personas sólo necesite mirar.
- Objeto
- La forma en que un CRM guarda el mundo: contactos, empresas, negocios. Si lo que manda en tu operación no está en esa lista, todo lo demás se vuelve un remiendo.
- Configuración frente a desarrollo
- Configurar es mover lo que el producto ya permite mover; desarrollar es escribir lo que no existe. Confundir las dos cosas es lo que alarga meses un proyecto que se vendió como rápido.
- Conector
- Pieza intermedia que traduce entre dos sistemas que no se conocen. Casi siempre se cobra aparte y casi siempre es lo primero que se rompe cuando uno de los dos cambia.
- Portabilidad
- Qué tan fácil resulta sacar tus datos completos y utilizables, no un reporte de resumen. Conviene probarlo el primer mes, no el día en que ya decidiste moverte.
Hablemos
¿Cuál es tu caso?
Media hora, gratis. Si la respuesta correcta es no contratarnos, te lo digo en esa llamada.