Herramientas
Herramientas: pon tus números antes de hablar con nadie
01Índice
- Diagnóstico en siete preguntasSiete preguntas sobre cómo trabajas hoy y un informe con qué automatizar primero, en qué orden y qué esperar de la primera fase. Un minuto, sin dejar datos hasta el final.gratisVer más
- Calculadora de automatizaciónPon las horas que tu equipo dedica al proceso y su costo por hora: sale cuánto cuesta al año hacerlo a mano y en cuántos meses se paga automatizarlo. La fórmula está entera a la vista.gratisVer más
02Herramientas en detalle
- Cuál de las dos usar primero
- Si todavía no sabes qué automatizar, empieza por el diagnóstico: siete preguntas sobre cómo trabajas hoy y un informe con el orden. Si ya tienes claro el proceso y lo que quieres saber es si sale a cuenta, ve directo a la calculadora: pide horas, personas y costo por hora, y devuelve el costo anual de hacerlo a mano y los meses de retorno. Muchos hacen las dos en ese orden y llegan a la llamada con la tarea medio hecha.
- Calculan con tus números, no con medias de industria
- No metemos ningún promedio de sector, porque no lo tenemos y porque un promedio ajeno no describe tu operación. El costo anual es multiplicación pura de lo que tú escribes, sin ningún supuesto. El retorno sí lleva un supuesto —cuánto del trabajo desaparece— y es un control que mueves tú: arranca en el 50 %, deliberadamente bajo, y la fórmula está entera a la vista.
- Pueden decirte que no te conviene
- La calculadora tiene un veredicto para cuando el retorno pasa de tres años, y lo dice sin adornos. No es humildad: un proceso pequeño que tarda años en pagarse no debe automatizarse todavía, y saberlo hoy es más útil que descubrirlo después de firmar. Lo mismo con el diagnóstico, que puede concluir que lo primero no es software sino ordenar cómo se trabaja.
- Qué pasa con lo que escribes
- El cálculo ocurre entero en tu navegador y no viaja a ningún sitio. Nos llega sólo si decides mandarlo con el formulario, y entonces llega porque tú lo mandas, dentro de tu mensaje. No hay que dejar correo para ver el resultado en ninguna de las dos herramientas.
04Cómo se elige
Lo que ninguna herramienta de autoservicio puede hacer
Las dos son útiles por lo que son: instrumentos que trabajan con lo que tú escribes. Eso marca su límite. No ven tus sistemas, así que no saben si el dato que alimenta el proceso es confiable ni si esos dos programas se pueden enlazar. No saben qué dice el contrato que ya firmaste, ni quién de tu equipo se quedaría a cargo, ni qué más compite por el mismo presupuesto este año. Y no distinguen un mes normal de uno raro, porque eso lo distingues tú al llenarlas. Lo que devuelven es una hipótesis con tus números, y una hipótesis ordena la conversación en lugar de sustituirla.
Los números que conviene tener antes de abrirlas
La parte difícil no es el cálculo, es la entrada. Tres cuidados prácticos. Cuenta una semana normal en vez de estimar el mes de memoria, porque lo recordado sale corto casi siempre. Usa lo que le cuesta esa persona a la empresa, con prestaciones incluidas, y no el sueldo repartido entre las horas del mes. Y cuenta a todos los que tocan el proceso aunque sean diez minutos, no al área que aparece en el organigrama. Con esos tres cuidados el resultado deja de ser un número simpático y se puede llevar a una junta sin que nadie lo desarme en dos preguntas.
Muévelo antes de creerle
Un resultado se juzga por cuánto se mueve, no por lo que dijo la primera vez. Cambia una sola entrada, deja las demás quietas y mira si la conclusión aguanta. Si se da la vuelta al bajar un poco lo que esperas ahorrar, la respuesta no es sí ni no: es que hace falta medir antes de gastar. Si aguanta con los valores más conservadores que puedas defender delante de alguien, ya tienes una decisión y además tienes con qué explicarla. Es el trabajo que haría cualquiera con una hoja de cálculo, y por eso el cálculo se enseña completo en vez de resumirse en un veredicto.
Por qué son gratis y sin registro
Una herramienta que retiene el resultado hasta que dejas tus datos no es una herramienta: es un formulario disfrazado, y quien la usa lo nota. Publicarlas abiertas cuesta poco y ahorra la parte más aburrida de una primera llamada, que es explicar de dónde sale un número que el visitante podía haber sacado solo. Lo que ganamos es que quien escribe llegue con el problema ya nombrado y con una cifra propia sobre la mesa. Lo que perdemos es a quien mira el resultado, decide que todavía no le toca y se va sin dejar rastro. El cambio nos parece razonable.
Lo que no vamos a publicar como herramienta
Faltan cosas a propósito. No habrá una prueba que califique tu madurez digital contra una media de industria, porque esa media no la tenemos y una inventada es peor que ninguna. No habrá un cuestionario que termine siempre en la misma recomendación, que es en lo que se convierte cuando su verdadero objetivo era el correo. Y no habrá una auditoría automática: revisar sistemas exige verlos, y llamar auditoría a un formulario devalúa la palabra justo donde nos interesa que signifique algo. Si algún día aparece una tercera, será porque contesta algo que hoy sólo se puede contestar hablando.
05Orientación
Qué contesta una herramienta y qué se queda para la conversación
| Criterio | Lo que la herramienta contesta sola | Lo que sigue necesitando una conversación |
|---|---|---|
| Por dónde empiezo si todo urge | Un orden armado con lo que respondiste | Si tu equipo puede sostener ese orden |
| Si el gasto sale a cuenta o no | El costo anual y los meses hasta cubrirlo | Si las horas liberadas se vuelven algo útil |
| Cuánto va a costar mi caso | Nada: el punto de entrada vive en otra página | El alcance real, que mueve la cifra final |
| Cuánto tiempo tarda en estar listo | Nada: ninguna estima el plazo de entrega | Depende de accesos, datos y de quién decide |
| Si se puede enlazar con mi sistema | Nada: no ven ni un sistema tuyo | Revisar por dónde entrega datos y con qué permisos |
| Qué tan urgente es atenderlo ya | El tamaño del costo, que orienta bastante | Qué más compite por ese mismo presupuesto |
| Si a mi empresa le conviene | Un veredicto calculado con tus propios números | Si esos números describen un mes normal |
06Los términos de la decisión
- Supuesto
- La parte del cálculo que no sale de tus datos sino de una estimación. Sólo es defendible cuando está escrita, se puede mover y arranca del lado conservador.
- Análisis de sensibilidad
- Cambiar una entrada a la vez para ver si la conclusión resiste. Si se da la vuelta con un ajuste pequeño, lo que falta no es decidir sino medir.
- Herramienta de autoservicio
- Un instrumento que se usa sin nadie del otro lado y sin dejar datos. Trabaja sólo con lo que escribes, y ahí acaban su utilidad y su límite.
- Veredicto
- La frase que interpreta el resultado, incluida la que dice que todavía no conviene. Sirve para descartar rápido, y descartar rápido es casi siempre lo más valioso.
- Costo por hora cargado
- Lo que una hora de esa persona le cuesta a la empresa con prestaciones incluidas, no el sueldo dividido entre horas. Es la entrada que más se subestima.
07Dudas antes de elegir
- ¿Por qué son gratis si podrían pedirme el correo?
- Porque esconder el número hasta que alguien deja sus datos se nota, y quien lo nota deja de confiar en la cifra. Nos sale mejor que llegues a la llamada con tu propio cálculo hecho. El precio de eso es que mucha gente las usa y se va, y está contemplado.
- ¿Sirven si todavía no sé qué proceso quiero medir?
- Sí, y en ese orden. El diagnóstico está pensado justo para cuando no hay un proceso elegido, porque pregunta por áreas y no por horas. Sale con un orden, y con eso ya se puede volver a la calculadora con un solo proceso en la cabeza. Al revés cuesta más: sin proceso, las horas son un promedio de todo.
- ¿Vale el resultado si lo lleno con datos aproximados?
- Vale como orientación si aproximas hacia abajo. Con entradas prudentes, un resultado que sigue diciendo que conviene es una señal fuerte, y uno que se voltea al mover un dato avisa de que hace falta medir antes de gastar. Lo que no sirve es redondear hacia arriba para que la cifra salga bonita.
- ¿Puedo llevar el resultado a alguien más de la empresa?
- Sí, y para eso conviene apuntar las entradas junto al resultado: horas, personas y costo por hora. Un número sin sus entradas no se puede discutir, y en una junta lo primero que se cuestiona es de dónde salió. Con las entradas escritas, la conversación pasa a ser si el supuesto es razonable.
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