Industria · Marketing & Agencias
Automatización para agencias de marketing
Qué medimos contigo
Horas en reportes
que dejan de hacerse a mano
01Diagnóstico
El problema
Reportes armados a mano y datos regados entre Meta, Google y mil hojas de cálculo.
El tiempo de reporte no escala: cada cliente nuevo añade horas fijas al mes que no se facturan como tales. Y como es trabajo mecánico, se delega a quien menos contexto tiene, con lo que los errores llegan al cliente.
Además los datos viven en sitios que cambian: una campaña renombrada rompe la plantilla y nadie lo nota hasta que el cliente pregunta.
02Propuesta
Qué automatizamos
Automatizamos reportes y campañas, y desplegamos agentes que generan contenido y califican leads para tus clientes.
Servicios que resuelven esto
03Método
Por dónde empezamos
Empezamos por reconstruir contigo un reporte de cliente de principio a fin: de dónde sale cada número, cuántas veces se copia y quién lo revisa. Al terminar ya se ve qué parte puede armarse sola.
04Lo que vemos
Lo que aparece casi siempre
- El reporte se arma con las manos, no con la herramienta
- Al reconstruir un informe de cliente de principio a fin aparece el patrón: alguien entra a Meta, entra a Google, abre la hoja de cálculo y copia números a una plantilla. La herramienta de reporting, si existe, cubre una parte y el resto se pega a mano — que es justo donde entran los errores que ve el cliente.
- El tiempo de reporte no escala y no se factura
- Cada cliente nuevo suma horas fijas al mes que no aparecen en ninguna propuesta. Como es trabajo mecánico, se delega a quien menos contexto tiene, y así el error llega al cliente por el camino más corto posible.
- Una campaña renombrada rompe la plantilla en silencio
- Nadie se entera hasta que alguien pregunta por un número que no cuadra. Por eso lo primero que se automatiza no es el informe: es de dónde sale cada dato y cómo se nombra, porque sin eso automatizar el reporte sólo acelera el error.
05Dudas
Preguntas frecuentes
- ¿Sirve si cada cliente quiere su formato?
- Sí. Lo que se automatiza es la recolección y el cálculo, que es lo que de verdad consume tiempo; la presentación puede seguir siendo distinta por cliente.
- ¿Y si usamos una herramienta de reporting?
- Entonces probablemente el problema no sea el reporte, sino lo que hay antes: nombrar campañas, cruzar con el CRM o justificar de dónde sale cada número. Eso también se automatiza.
- ¿Se puede automatizar el reporte si las plataformas cambian sus métricas?
- Sí, con una capa propia en medio. Los números se guardan en tu base en el momento de leerlos, así que un cambio de la plataforma afecta a lo nuevo y no reescribe la historia. Cuando una métrica desaparece se decide con qué se sustituye, y eso queda anotado en el propio informe para que nadie compare peras con manzanas.
- ¿Conviene automatizar antes de ordenar las cuentas o después?
- Después, y por buen margen: ordenar primero ahorra el doble de trabajo. Automatizar sobre nombres inconsistentes multiplica el error en lugar de quitarlo. Lo que sí puede ir en paralelo es construir el flujo mientras alguien normaliza el histórico, para no pasar semanas sin ver nada funcionando.
- ¿Esto sustituye al analista que hoy revisa las campañas?
- No, le cambia el trabajo. Deja de recolectar y calcular para dedicarse a explicar y decidir, que es la parte que el cliente nota y por la que paga. En agencias chicas suele ser la misma persona haciendo las dos cosas, y ahí se recupera el tiempo que hoy se va en copiar y pegar.
- ¿Cómo se maneja un cliente que quiere ver sus números cuando quiera?
- Con un tablero suyo, con acceso propio y los mismos datos del informe mensual. La objeción real no es técnica: es que un cliente mirando cifras diarias saca conclusiones del ruido. Se resuelve mostrando el periodo y el estado de la campaña junto al número, no escondiendo el acceso.
05Qué se sistematiza aquí
Alta de cliente y control de accesos
Un cliente nuevo son diez accesos, dos contratos y una hoja con contraseñas. Sistematizar el alta es tener una lista viva de a qué se tiene acceso, con qué permiso y a nombre de quién, porque es exactamente lo que va a hacer falta el día que la relación termine o alguien del equipo se vaya. Es aburrido y es lo primero que se agradece.
Nomenclatura de campañas y parámetros de origen
La convención de nombres es la infraestructura invisible de una agencia: sin ella no hay reporte que se sostenga. Se acuerda una vez, se valida al crear la campaña y se corrige antes de publicar, no en el informe del mes. Automatizarla es un formulario que arma el nombre y la etiqueta de origen en lugar de confiar en que cada quien recuerde el formato.
Cierre de mes y armado del reporte
Recolectar, calcular, revisar y comentar. Sólo lo último necesita a una persona con contexto. Cuando la recolección y el cálculo salen solos, el analista dedica su tiempo a explicar qué pasó, que es lo que el cliente está pagando. Y el informe deja de depender de que una persona concreta no esté de vacaciones el día tres del mes. Y cada número queda guardado con la fecha en que se leyó.
Aprobaciones de piezas y control de versiones
Diseño, revisión interna, cliente, ajustes, aprobación final. El desorden no está en el diseño: está en saber cuál es la versión aprobada y quién la aprobó. Un flujo con estados y registro evita la conversación más cara de una agencia, que es la de haber publicado la versión anterior en la cuenta del cliente que más mira. El estado se ve de un vistazo, sin abrir la conversación entera.
Pauta: presupuesto autorizado, gasto real y facturación
Cuánto se autorizó, cuánto se gastó, qué es honorario y qué es reembolso de pauta. Se lleva en una hoja y se descubre desfasado a fin de mes. Conectar el gasto real de las plataformas con lo autorizado por cliente convierte esa hoja en un tablero, y las conversaciones incómodas en avisos con días de anticipación. Quien lleva la cuenta se entera antes que el cliente, que es todo el punto.
Salida del cliente, sin arqueología
De esto se habla poco y define la reputación de una agencia. Devolver accesos, dejar la medición funcionando y entregar lo que se produjo, sin que nada dependa de una cuenta personal de alguien del equipo. Cuando el alta se hizo bien, la salida es un trámite de un día; cuando no, son dos semanas de arqueología incómoda. Por eso conviene diseñar la salida el mismo día del alta.
06Lo que obliga la norma
07Criterio a criterio
Nombres libres por campaña o nomenclatura acordada y validada
| Criterio | Cada quien nombra su campaña | Nomenclatura acordada y validada al crear |
|---|---|---|
| Armar el reporte del mes | Se agrupa a mano y se revisa dos veces | Se agrupa solo, por las partes del nombre |
| Campaña renombrada a media semana | Rompe la plantilla y nadie se entera | No se puede renombrar sin avisar al flujo |
| Comparar este mes con el año pasado | Casi imposible: los nombres no coinciden | Directo, porque la estructura no cambió |
| Alguien nuevo en el equipo | Aprende el formato mirando lo que ya existe | Llena un formulario y no puede equivocarse |
| Cruce con el CRM del cliente | Se hace por corazonada, o no se hace | La etiqueta de origen viaja hasta la venta |
| Esfuerzo para empezar | Ninguno hoy, mucho cada fin de mes | Un acuerdo inicial y ordenar lo que ya está |
| Cuándo elegirlo | Un cliente, una cuenta y un solo responsable | Varios clientes, canales o manos en la cuenta |
08Los términos del sector
- Nomenclatura de campaña
- Convención acordada para nombrar campañas, conjuntos y anuncios de modo que el nombre mismo diga canal, público y objetivo. Es lo que permite agrupar sin tocar nada a mano.
- Encargado del tratamiento
- Figura de la ley de datos para quien procesa información personal por cuenta de otro. Una agencia que opera la base de su cliente casi siempre está en esa posición.
- Orden de inserción
- Documento donde se autoriza cuánto se gastará, en qué canal y en qué periodo. Sin ella, la conversación de fin de mes es sobre memoria y no sobre lo pactado.
- Versión aprobada
- La pieza que el cliente autorizó, con fecha y nombre de quien lo hizo. Cuando no está identificada, tarde o temprano alguien publica la versión anterior.
- Ventana de aprendizaje
- Periodo inicial en el que la plataforma de anuncios ajusta la entrega y los números todavía no significan nada. Tocar la campaña dentro de ese periodo reinicia la cuenta.
- Registro de aprobaciones
- Bitácora de qué se aprobó, quién y cuándo, dentro del mismo flujo de trabajo. Sustituye la búsqueda en el correo el día que alguien pregunta por qué salió así.
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