Herramienta
¿En cuánto se paga automatizar tu proceso?
01Tus números
Ponlos tú
Cuánto tiempo se le va a UNA persona en este proceso cada mes.
Si son varias con dedicaciones distintas, usa el promedio.
Lo que le cuesta a la empresa esa hora, no el sueldo neto.
Lo pones tú porque depende de tu proceso y no lo sabemos hasta verlo. Arranca en 50 % a propósito: si nos equivocamos, que sea en contra nuestra.
02El resultado
- 480 h
- al año en este proceso
- $72,000
- cuesta hacerlo a mano, al año
- 12 meses
- para cubrir $35,000
Se paga dentro del primer año y medio
Es el rango habitual de un proyecto que vale la pena: no es inmediato, pero el ahorro sigue estando ahí el segundo año, y el tercero, sin volver a pagar por él.
La cuenta, entera
20 h/mes × 2 persona(s) × 12 meses = 480 h/año 480 h/año × $150/h = $72,000/año $72,000 × 50 % = $36,000/año de ahorro $35,000 ÷ $36,000 × 12 = 12 meses
$35,000 es el precio publicado desde el que arranca una automatización — el mismo que está en precios. No es tu presupuesto: el tuyo sale del diagnóstico y puede ser ése o bastante más si el proceso toca varios sistemas.
03Honestidad
Lo que este número no mide
Los errores
Un dato capturado dos veces, un pedido que se traspapela, una factura con el importe cambiado. Cuestan dinero y a veces cuestan un cliente, pero no sabemos cuántos tienes ni cuánto te cuesta cada uno.
La espera
El tiempo que algo pasa parado esperando a que alguien lo mueva. No aparece en ninguna nómina y es lo que tu cliente sí percibe.
Lo que no se hace
Las horas que se van en tareas repetitivas no están disponibles para vender, atender o mejorar algo. Ese costo es real y no hay forma honesta de ponerle un número desde fuera.
La dependencia de una persona
Si el proceso sólo lo sabe hacer alguien concreto, sus vacaciones son un riesgo operativo. Muchos proyectos se hacen por esto y no por el ahorro.
La suscripción, si la contratas
Este cálculo sólo cuenta la inversión inicial. La suscripción de mejora continua se contrata únicamente si el piloto funcionó, y si la contratas hay que sumarla al costo: el retorno se corre hacia adelante. Es el único punto de esta lista que juega en contra del número, y por eso está aquí.
Ninguno lleva cifra a propósito. Ponerle un porcentaje al costo de un error sin conocer tu operación sería inventarlo, y toda esta calculadora se apoya en no inventar nada. Lo que sí sabemos: casi siempre empujan el número hacia arriba, no hacia abajo.
04Dudas
Preguntas frecuentes
¿De dónde sale el $35,000?
Es el precio publicado desde el que arranca una automatización, el mismo que aparece en la página de precios. No es tu presupuesto: es el punto de partida que usa la calculadora para poder darte un número sin conocerte. El tuyo sale del diagnóstico, y puede ser ése o puede ser bastante más si el proceso toca varios sistemas.
¿Y si mi proceso es más complejo?
Entonces la inversión sube y el retorno tarda más de lo que ves aquí. La calculadora sirve para saber si vale la pena tener la conversación, no para sustituirla. Si tu proceso cruza tres sistemas y ninguno tiene API, eso se ve en media hora de diagnóstico y no en una calculadora.
¿Esto es un presupuesto?
No. Es una estimación hecha con tus números y un supuesto que tú mismo eliges. Un presupuesto lleva alcance, plazos y firma; esto lleva una división. No lo trates como un compromiso nuestro, porque no lo es.
¿Qué pasa después de calcular?
Nada, salvo que tú quieras. Puedes quedarte el número y no volver. Si prefieres revisarlo con alguien, abajo hay un formulario y el cálculo viaja con tu mensaje, así que no tienes que repetirlo.
¿Guardan mis números?
El cálculo ocurre entero en tu navegador y no se envía a ningún lado. Sólo llegan a nosotros si rellenas el formulario, y entonces llegan porque los mandas tú, dentro de tu mensaje.
Si lo que quieres es saber por dónde empezar y no cuánto cuesta, hay siete preguntas que lo responden en un minuto. Y el servicio completo está en automatización de procesos.
05Cómo se lee el resultado
Cómo se lee el resultado, y con cuánto margen
Las tres cifras no valen lo mismo y conviene saber cuál es cuál. Las horas al año y el costo al año son multiplicación pura de lo que escribiste: valen exactamente lo que valgan tus dos datos, y el que más se suele equivocar es el costo por hora. Los meses de retorno son otra categoría, porque llevan dos supuestos encima. Y se mueven al revés que el porcentaje: si el ahorro real acaba siendo la mitad del que estimaste, los meses se duplican. Por eso rinde más mirar dos escenarios que uno, uno prudente y otro optimista, y quedarse con la distancia entre ambos. Esta herramienta acierta cuando ordena procesos entre sí, de más caro a más barato de sostener; falla cuando se le pide clavar un número solo.
De dónde sacas los cuatro datos
El costo por hora no es el sueldo neto ni el bruto: es lo que desembolsa la empresa por esa hora, con carga social y con todo lo que se paga alrededor de un puesto. Lo tiene quien lleva la nómina. Si nadie lo encuentra, pon el bruto y ten presente que el resultado sale corto. Las horas al mes no se preguntan, se miden: una semana apuntando cada vez que alguien toca el proceso, o cuenta los objetos del mes pasado —facturas, solicitudes, pedidos— y multiplica por lo que tarda uno. En personas cuenta a todo el que interviene aunque sean diez minutos, incluido quien revisa y quien autoriza. El porcentaje es la parte que se hace igual siempre y sin pensar; si no lo sabes, deja el 50 % y muévelo después.
Tres preguntas que esta página no responde
La primera: cuánto va a costar tu proyecto. Eso depende de cuántos sistemas se tocan y de la salud que tengan tus datos hoy, y ninguna de las dos cosas cabe en un deslizador. La segunda: si conviene empezar por ahí. El proceso más caro no siempre es el primero, porque a veces el primero es el que enseña más rápido y prepara el terreno para el siguiente. La tercera: cuándo estaría funcionando. Y hay una cuarta que tampoco: no compara automatizar con contratar a alguien más, que es una decisión de otra naturaleza y depende de si ese trabajo obedece reglas fijas o exige juicio en cada caso. Una división ordena una decisión; no la toma por ti, y no compromete a nadie de este lado.
06Dudas frecuentes
- ¿Qué pongo en el costo por hora si el proceso lo hacen personas con sueldos muy distintos?
- Usa un promedio ponderado por las horas que aporta cada una, no el promedio simple de los sueldos: si la mayor parte del tiempo lo pone quien cobra menos, el promedio simple infla el resultado. Otra opción, y suele ser más clara: corre el cálculo dos veces, una con el costo más bajo y otra con el más alto, y quédate con las dos cifras. El retorno real cae entre ellas.
- ¿Cuento también el tiempo de quien revisa o autoriza?
- Sólo si esa revisión va a desaparecer o a reducirse con el cambio. Si el flujo va a dejar el caso preparado y una persona va a seguir dando el visto bueno, esas horas se quedan y meterlas aquí sería contarlas dos veces. Cuando la revisión existe únicamente porque la captura es a mano y hay errores, entonces sí entra: es parte del trabajo que se está quitando.
- ¿Por qué el resultado se mueve tanto al cambiar el porcentaje?
- Porque el porcentaje está en el divisor. Los meses de retorno salen de dividir la inversión entre el ahorro anual, así que el ahorro y el plazo se mueven en direcciones opuestas y no de forma proporcional. Bajarlo de 60 a 30 no suma unos meses: duplica el plazo. Ese es el dato que conviene llevarse de esta herramienta, más que cualquier cifra concreta.
- ¿Puedo comparar dos procesos distintos con la misma calculadora?
- Es su mejor uso. Corre uno, apunta el costo anual y los meses, y corre el otro. La única condición para que la comparación signifique algo es que el porcentaje lo estimes con el mismo criterio en los dos, porque si a uno le pones 80 y al otro 40 estás comparando tu optimismo y no tus procesos.
Hablemos
¿Revisamos este número juntos?
Media hora por videollamada. Tu cálculo viaja con el mensaje, así que no tienes que repetirlo — y si sale que no te conviene, te lo decimos igual.