Industria · Oficinas & Despachos
Automatización para oficinas y despachos
Qué medimos contigo
Horas administrativas
que se liberan cada semana
01Diagnóstico
El problema
Contratos, facturas y correos que tu equipo procesa a mano, todos los días.
Es trabajo que no se ve en ningún indicador porque nunca falla del todo: simplemente ocupa las mañanas de alguien con formación para hacer cosas más difíciles.
Y es el primero que se atasca en temporada alta, cuando el volumen sube y la misma persona sigue siendo el cuello de botella.
02Propuesta
Qué automatizamos
Auditamos tu operación IT y desplegamos agentes que leen, clasifican y responden documentos — el back-office se maneja solo.
Servicios que resuelven esto
03Método
Por dónde empezamos
Empezamos por el documento que más se repite en tu semana —factura, contrato o correo— y medimos cuántas manos lo tocan antes de quedar archivado. Ese recorrido dice qué se puede delegar a un agente y qué necesita criterio humano.
04Lo que vemos
Lo que aparece casi siempre
- El documento que más se repite decide el proyecto
- Al medir cuántas manos toca una factura, un contrato o un correo antes de quedar archivado, aparece el candidato obvio: casi siempre uno de los tres concentra la mayor parte del trabajo repetido. Empezar por ése, y no por el más complejo, es lo que hace que el primer resultado llegue pronto.
- Es trabajo que nunca falla del todo
- Y por eso no aparece en ningún indicador ni se abre como problema. Simplemente ocupa las mañanas de alguien con formación para hacer cosas más difíciles, todos los días, durante años.
- El agente clasifica, la persona revisa excepciones
- El diseño no es «que lo haga la máquina»: lo que el sistema no distingue con seguridad lo marca en vez de decidir, y ese umbral se ajusta con uso real. Es la diferencia entre un despacho que revisa diez casos dudosos al día y uno que revisa los cuatrocientos por si acaso.
05Dudas
Preguntas frecuentes
- ¿Qué pasa si el agente clasifica mal un documento?
- Por eso el diseño es «agente clasifica, persona revisa excepciones». Lo que el agente no distingue con seguridad lo marca en vez de decidir, y ese umbral se ajusta con uso real.
- ¿Funciona con documentos escaneados?
- Sí, con OCR. La calidad del escaneo importa más que el formato: un PDF nítido se lee bien aunque sea imagen.
- ¿Cuántos documentos al mes justifican automatizar la recepción?
- No hay un número universal, pero el umbral se ve rápido: cuando alguien dedica más de una mañana a la semana a descargar, verificar y clasificar, la cuenta sale. Por debajo de eso conviene ordenar primero el buzón y las carpetas, y preferimos decirlo antes que cobrar por un flujo que todavía no hace falta.
- ¿Qué pasa con los documentos de años anteriores que están en papel?
- Se decide qué se digitaliza y qué se deja archivado. Lo habitual es empezar por lo vivo, contratos vigentes y expedientes activos, y digitalizar lo viejo sólo si alguien lo consulta. Escanear una bodega completa cuesta mucho y sirve poco: el valor está en que lo nuevo entre bien desde hoy.
- ¿El agente puede firmar o enviar algo en nombre del despacho?
- Enviar sí, cuando el contenido está acotado y revisado; firmar no. Un acuse de recibido o un recordatorio de documento faltante pueden salir solos. Todo lo que compromete al despacho pasa por una persona, y el sistema deja constancia de quién lo autorizó y con qué texto salió.
- ¿Se puede mantener el secreto profesional con un sistema así?
- Es un requisito de diseño, no un añadido. Se limita por rol quién abre cada expediente, se registra cada consulta y se decide qué información puede salir hacia un servicio externo y qué se procesa dentro de tu propia infraestructura. Si un flujo obliga a exponer algo que no debe salir, se descarta ese flujo.
05Qué se sistematiza aquí
Recepción y validación de comprobantes
Las facturas de proveedores llegan al correo de quien sea, en archivo y en imagen, y alguien las descarga, las verifica y las clasifica. Un buzón único que reciba, compruebe el comprobante ante la autoridad, detecte duplicados y avise de lo que falta convierte una mañana de trabajo en una lista de excepciones. Es el proceso de retorno más rápido en un despacho.
Cuentas por pagar y programación de pagos
Con las facturas ya clasificadas, el paso siguiente es decidir qué se paga y cuándo, con la autorización de quien corresponde. Lo que se automatiza es la propuesta y el rastro: qué se aprobó, quién lo aprobó, contra qué comprobante y cuándo se pagó. La decisión sigue siendo humana; lo que desaparece es armar el resumen para poder tomarla. Y el proveedor deja de llamar para preguntar cuándo le toca.
Contratos: alta, firma y vencimientos
Un despacho maneja los mismos diez contratos con cambios pequeños. Generarlos desde datos ya capturados quita el error clásico de heredar una cláusula del cliente anterior. Y el vencimiento importa más que la firma: un contrato que se renueva solo porque nadie avisó cuesta bastante más que cualquier ineficiencia de captura en la que se piense primero. El aviso llega con semanas de margen y no con horas.
Correo entrante y turnado
Cada mañana entran mensajes que hay que leer, clasificar y turnar a quien corresponde. Un agente puede leerlos, proponer la clasificación y adjuntarlos al expediente del cliente, dejando a revisión lo que no distingue con seguridad. Lo que cambia no es la bandeja: es que el correo llega al expediente en lugar de quedarse dentro de un buzón personal. Lo que el agente no distingue queda marcado, nunca adivinado.
Expediente del cliente y documentos que caducan
Identificación, poderes, constancia de situación fiscal, comprobante de domicilio. Todo eso caduca en fechas distintas y nadie lo revisa hasta que hace falta, que suele ser el peor momento. El sistema sí puede saber qué tiene cada expediente, qué le falta y qué está por vencer, y pedirlo con semanas de anticipación en vez de a las prisas. Es trabajo invisible que se paga solo la primera vez que evita un retraso.
Cobranza de honorarios y emparejamiento de pagos
Emitir, enviar, recordar y conciliar cada pago con su comprobante. Es el proceso que más se atrasa cuando el despacho está ocupado, que es justo cuando más se ha facturado. Automatizar el recordatorio y el emparejamiento de pagos con facturas suele pagar el proyecto sin necesidad de tocar nada más de la operación. Y la conciliación deja de esperar al último día del mes, que es cuando menos gente hay disponible en la oficina.
06Lo que obliga la norma
07Criterio a criterio
Facturas que llegan a correos personales o buzón único con validación
| Criterio | Facturas al correo de cada quien | Buzón único con validación automática |
|---|---|---|
| Dónde acaba el archivo con validez fiscal | Adjunto en un correo personal, si no se borró | Guardado junto al PDF y ligado al proveedor |
| Comprobante inválido o cancelado | Se descubre en el cierre, o no se descubre | Se marca al recibirlo, antes de contabilizar |
| Factura duplicada | Se paga dos veces alguna vez al año | Se detecta al entrar, por folio y por importe |
| Saber qué falta del mes | Hay que preguntarle a cada persona del área | Lista de pendientes, siempre a la vista |
| Vacaciones de quien lo hace | La pila espera a que la persona vuelva | El flujo sigue y sólo se acumulan excepciones |
| Cómo empieza el cierre contable | Reuniendo lo que está disperso en bandejas | Revisando las diferencias que el sistema ya señaló |
| Cuándo elegirlo | Muy pocos proveedores y una sola persona | Volumen que ya no cabe en una bandeja |
08Los términos del sector
- XML de la factura
- El archivo que tiene validez fiscal; el PDF es sólo su representación impresa. Un archivo perdido no se recupera con la imagen, y esa distinción decide cómo se diseña el resguardo.
- Validación del comprobante
- Comprobar ante la autoridad que el comprobante existe y sigue vigente. Hacerlo al recibir, y no en el cierre, evita contabilizar algo que el proveedor canceló después.
- Turnado
- Asignar un asunto que llegó a la persona que lo va a atender, con fecha y responsable. Sin turnado explícito, todo lo que entra es de todos y por lo tanto de nadie.
- Cuenta por pagar
- Obligación registrada con su proveedor, importe, comprobante y fecha de pago. Es lo que permite saber qué se debe hoy sin abrir la carpeta de facturas del mes.
- Vencimiento contractual
- Fecha en la que un contrato termina o se renueva de forma automática. Es el dato que más caro sale olvidar y, al mismo tiempo, el más fácil de vigilar con un aviso.
- Umbral de confianza
- Nivel a partir del cual el agente decide solo y por debajo del cual marca para revisión. Se ajusta con documentos reales hasta que la cola de dudosos es manejable.
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