Industria · Inmobiliaria
Automatización y CRM para inmobiliarias
Qué medimos contigo
Prospectos con seguimiento
que no se pierden entre asesores
01Diagnóstico
El problema
Asesores, propiedades y solicitudes en herramientas distintas, y el seguimiento de cada prospecto hecho a mano.
Un prospecto escribe por WhatsApp a las nueve de la noche. El asesor que lo atiende no es el que lleva ese desarrollo. La propiedad que pregunta está en una hoja que se actualizó la semana pasada. Para cuando alguien contesta con el dato correcto, el prospecto ya escribió a otros tres.
No es falta de esfuerzo: es que la información vive en herramientas que no se hablan entre sí. Cada asesor arma su propio sistema y funciona — hasta que sube el volumen, entra alguien nuevo o alguien se va y se lleva su libreta.
02Propuesta
Qué automatizamos
Construimos el CRM sobre tu forma real de vender —propiedades, asesores y solicitudes en un solo lugar— y conectamos el contacto por WhatsApp con el asesor que corresponde.
Servicios que resuelven esto
03Método
Por dónde empezamos
Empezamos por seguir a un prospecto real: por dónde entra, quién lo atiende, dónde queda anotado y qué pasa si ese asesor no está. Ahí suele verse por qué se pierden seguimientos antes de proponer ningún sistema.
04Prueba
Trabajo entregado en esta industria
Inmobiliaria · Mérida, Yucatán
24 Pro Real Estate
Inmobiliaria de la península de Yucatán con venta, renta y rentas temporales. Construimos su CRM a la medida para que asesores, propiedades y solicitudes vivan en un solo lugar, conectado con las herramientas que ya usaban.
Desarrollos residenciales · Mérida, Yucatán
Legiona Inmobiliaria
Desarrolladora que comercializa varios proyectos residenciales en preventa. Diseñamos y construimos su sitio: cada desarrollo con su propia ficha y contacto directo por WhatsApp con el asesor.
05Lo que vemos
Lo que aparece casi siempre
- Lo primero que aparece es un WhatsApp sin dueño
- Al seguir un prospecto real de punta a punta, el punto donde se rompe casi nunca es el portal ni el anuncio: es el mensaje que entra fuera de horario a un número que atiende quien esté libre. Nadie lo reasigna formalmente, así que el prospecto queda en la conversación de una persona y desaparece del sistema. Cuando el asesor que sí lleva ese desarrollo se entera, ya pasaron horas y la respuesta llega con datos de una hoja que se actualizó la semana pasada.
- Cada asesor tiene su propio sistema, y funciona
- Libretas, notas del teléfono, una hoja personal. No es desorden: es lo que sostiene la operación mientras el volumen es manejable. El problema aparece en tres momentos concretos, y siempre los mismos: cuando entra alguien nuevo y no hay dónde mirar el histórico, cuando alguien se va y se lleva su método, y cuando dos asesores atienden al mismo interesado sin saberlo. Por eso el primer trabajo no es imponer un CRM, es sacar a la superficie qué está guardando cada uno.
- La preventa no cabe en un catálogo
- Una unidad en preventa no es un producto con existencias: tiene etapa comercial, avance de obra, fechas que se mueven y condiciones distintas por desarrollo. Los sistemas genéricos la modelan como un artículo, y entonces el equipo lleva las excepciones aparte — que es exactamente volver al punto de partida con un software más caro en medio.
06Dudas
Preguntas frecuentes
- ¿Sirve si ya usamos un portal inmobiliario?
- Sí, y normalmente conviene conservarlo: el portal trae prospectos y el CRM los ordena. Lo que hacemos es conectarlos para que lo que entra por el portal no haya que recapturarlo a mano.
- ¿Cada asesor ve todo?
- Lo decides tú. Se puede dar visibilidad completa al equipo, limitar cada asesor a sus propios prospectos o repartir por desarrollo. Es una de las primeras cosas que se define, porque cambia cómo se usa el sistema a diario.
- ¿Y las propiedades en preventa, con varias etapas?
- Se modelan como son. Es justo el caso donde un CRM genérico se queda corto: una unidad en preventa no es un producto con stock, tiene fechas, avances y condiciones distintas.
- ¿Se puede llevar renta temporal y venta en el mismo sistema?
- Sí, y suele convenir porque el inventario y el equipo son los mismos. Lo que hay que separar son los estados de la unidad: disponible para venta no significa libre en el calendario de renta. Cuando eso no se distingue, un bloqueo de tres noches se lee como disponibilidad y alguien promete algo que ya no existe.
- ¿Cómo se reparte la comisión cuando dos asesores tocaron al mismo cliente?
- El sistema no lo decide: lo decide la regla que ustedes escriban, y nuestro trabajo es que quede aplicada sola. Lo que se registra es quién captó, quién atendió cada contacto y en qué momento, con fecha. Con eso el reparto se revisa en pantalla en lugar de reconstruirse de memoria al cierre del mes.
- ¿Qué hacemos con los expedientes de inquilinos que ya rechazamos?
- Conviene decidirlo temprano, porque son datos personales con un plazo de conservación. Definimos qué se guarda, cuánto tiempo y quién puede abrirlo, y el resto se depura por sí solo. Guardar todo para siempre no es prudencia: es acumular una responsabilidad que ya no aporta nada a la operación.
- ¿Los desarrolladores con los que trabajamos pueden ver su propio inventario?
- Sí, con un acceso limitado a lo suyo. Suele ser la pieza que más agradecen los desarrollos: ven avance de ventas y unidades apartadas sin pedir un reporte a nadie. Lo que no ven es la cartera de prospectos ni el trabajo de otros asesores, y ese límite se define contigo antes de construirlo.
05Qué se sistematiza aquí
La ficha de la propiedad, desde la captación
La ficha nace en la visita: medidas, fotos, si es exclusiva o compartida, la comisión acordada y quién la captó. Cuando eso se reparte entre un formato de papel, el álbum del teléfono y una hoja, la misma propiedad acaba publicada con tres precios distintos en tres portales. Sistematizarlo es decidir un solo lugar donde nace la ficha y publicar desde ahí, no al revés.
Solicitud de arrendamiento y expediente del inquilino
Ingresos, identificación, comprobante de domicilio, aval y, si la operación lo lleva, póliza jurídica. Casi siempre viaja como fotos por WhatsApp que alguien renombra a mano. Lo que se automatiza no es aprobar al inquilino: es la recolección. Qué documento falta, a quién se le pidió, qué mandó ya y cuál expediente está completo para que alguien lo revise con calma.
Avalúo, crédito y trámite notarial
Entre el apartado y la firma hay terceros que no dependen de la inmobiliaria: valuador, banco o instituto de vivienda, notaría. Ningún sistema acelera a la notaría. Lo que sí hace es que nadie tenga que preguntar por mensaje en qué paso va cada expediente, porque cada documento entregado mueve el estado del trámite y avisa a quien sigue en la fila.
Contratos que se repiten con cambios pequeños
Promesa de compraventa, cesión de derechos, contrato de arrendamiento, convenio de comisión compartida. Son documentos casi iguales con nombres, montos y cláusulas que cambian. Generarlos desde los datos ya capturados quita el error más común del sector: un contrato armado sobre la copia del cliente anterior, con un dato viejo olvidado en medio del texto. Y el borrador sale en minutos, que es lo que evita que alguien lo redacte de prisa un viernes por la tarde.
Renta temporal: otra operación, el mismo inventario
Una unidad en renta vacacional tiene calendario, tarifa por temporada, entrada y salida, limpieza y depósito. No se lleva igual que una venta ni que un arrendamiento anual, y el equipo que la atiende suele ser el mismo. Cuando conviven las dos operaciones, lo primero es separar los estados de la unidad para que un bloqueo de tres noches no se lea como disponibilidad.
Comisiones y cierre de la operación
Quién captó, quién vendió, qué parte va a la bolsa compartida y cuándo se paga. Es la conversación más delicada de una oficina inmobiliaria y suele resolverse de memoria a fin de mes. Cuando el reparto se calcula desde el mismo registro donde vive la operación, deja de discutirse y empieza a revisarse, que no es lo mismo. El histórico queda escrito y las juntas de cierre se vuelven más cortas.
06Lo que obliga la norma
07Criterio a criterio
Cartera asignada por asesor o bolsa compartida con reglas
| Criterio | Cartera asignada a cada asesor | Bolsa compartida con reglas de reparto |
|---|---|---|
| Mensaje nuevo fuera de horario | Espera al asesor dueño de ese desarrollo | Lo toma quien esté libre y queda asignado con nota |
| Dos asesores atienden al mismo interesado | Se descubre en la junta, con el cliente ya molesto | El sistema avisa al segundo antes de que conteste |
| Vacaciones o incapacidad | La cartera se congela hasta que la persona vuelve | Pasa a un suplente con el histórico de la conversación |
| Reparto de la comisión | Simple: quien tiene la cartera cobra el cierre | Necesita regla escrita de captación y de cierre |
| Asesor que acaba de entrar | Empieza sin nada y compite contra la casa | Recibe prospectos desde su primera semana |
| Qué se lleva quien renuncia | Su libreta, y con ella el histórico de sus clientes | Nada: el histórico ya vive fuera de su teléfono |
| Cuándo elegirlo | Equipo chico y estable, con zonas muy delimitadas | Volumen alto, rotación o varios desarrollos a la vez |
08Los términos del sector
- Exclusiva
- Acuerdo escrito por el que una sola inmobiliaria comercializa la propiedad durante un plazo. Para el sistema significa que la ficha tiene dueño, vigencia y una fecha en la que vuelve a quedar libre.
- Bolsa compartida
- Inventario que varias oficinas o asesores comercializan con un reparto de comisión pactado. Obliga a que la ficha diga quién captó y con qué condiciones, o el reparto se discute al cierre.
- Póliza jurídica
- Servicio que respalda un arrendamiento y se hace cargo de la recuperación si el inquilino deja de pagar. Suele exigir el expediente completo del inquilino antes de emitirse.
- Cesión de derechos
- Traspaso del contrato de una unidad en preventa a otro comprador antes de escriturar. Es un estado distinto de la unidad, no una venta nueva, y pocos sistemas lo saben modelar.
- Avalúo
- Dictamen de valor emitido por un valuador autorizado, casi siempre requisito del crédito. Tiene vigencia, así que un expediente que se detiene puede necesitar otro más adelante.
- Apartado
- Pago que retira temporalmente una unidad del inventario disponible sin cerrar la venta. Si el sistema no distingue apartado de vendido, el mismo departamento se ofrece dos veces.
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