Servicio 04
Implementación de ERP y CRM sobre tu proceso real
ERP y CRM que sí se usan
El sistema se adapta a ti, no al revés.
- Impacto
- Un solo lugar donde vive la información
- Punto de partida
- desde $30,000 MXN
01A quién le sirve
¿Es para ti?
- 01
Compraron un CRM y el equipo sigue trabajando en WhatsApp y hojas de cálculo
- 02
La información del cliente vive en la cabeza de cada vendedor
- 03
Tienen el sistema, pero nadie captura porque captura el doble de lo necesario
- 04
Ningún CRM del mercado se parece a cómo venden ustedes
02Alcance
Qué incluye
- 01
CRM comercial: HubSpot, Zoho, Bitrix24 y Monday
Trabajamos con ellos por experiencia, no por convenio: no revendemos licencias ni tenemos incentivo para empujarte a uno concreto.
- 02
Gestión de proyectos: Jira, ClickUp y Monday
Cuando el problema no es vender sino entregar.
- 03
Migración de datos y conexión
Traer lo que ya existe sin perderlo por el camino y conectarlo con las herramientas que se quedan.
- 04
CRM a la medida cuando hace falta
Si el proceso no cabe en ningún molde, se construye. Es lo que hicimos para 24 Pro Real Estate, en Mérida, donde asesores, propiedades y solicitudes tenían que vivir juntos.
03Método
Por dónde empezamos
Empezamos por cómo vendes o entregas hoy, con las herramientas que ya tienes abiertas. Casi siempre el problema no es qué sistema, sino que el sistema pide datos que a nadie le sirven. En el diagnóstico separamos lo que de verdad hay que capturar de lo que sólo estorba.
04Presupuesto
Desde cuánto
desde $30,000 MXN
Implementación y personalización sobre el sistema que elijas. El alcance sale del diagnóstico. El importe exacto sale del diagnóstico y depende del alcance real, no de una lista de precios.
05Dudas
Preguntas frecuentes
- ¿Son partners oficiales de alguno?
- De HubSpot, Zoho, Bitrix24 y Monday, no. Trabajamos con ellos por experiencia, no por convenio, así que no ganamos nada recomendándote uno sobre otro. Si el mejor camino es el que ya tienes, te lo diremos.
- ¿Conviene a la medida o de caja?
- De caja gana más veces de lo que se suele admitir: arranca en días y cuesta menos. A la medida se justifica cuando tu proceso es la ventaja competitiva y ningún sistema lo respeta.
- ¿Cuánto cuesta la implementación de CRM o de un ERP para PyMEs?
- Sale del diagnóstico, y conviene saber por qué: en un ERP para PyMEs la licencia suele ser la parte pequeña del gasto. Lo que mueve el presupuesto es la implementación —configuración, migración de datos, integraciones y capacitación— y eso depende de cuántos procesos se conecten y de en qué estado estén tus datos hoy. En media hora te damos el rango de tu caso antes de que inviertas un peso.
- ¿Migran los datos del sistema que ya usamos?
- Sí, y es la parte que más se subestima. Migrar no es copiar tablas: hay que decidir qué se conserva, qué se limpia y qué reglas del sistema viejo ya no tienen sentido. Trabajamos con Zoho, HubSpot, Bitrix24, Monday y Odoo, y también desde hojas de cálculo, que sigue siendo el punto de partida más común.
- ¿Y si ya tenemos uno y no se usa?
- Es el escenario más frecuente. Muchas veces no hay que cambiar de sistema, sino quitarle campos, automatizar lo que se captura solo y conectar el canal por donde de verdad llegan los clientes.
- ¿Conviene empezar por CRM o por ERP si hacen falta los dos?
- Casi siempre por donde el dinero entra o se frena. Si se pierden ventas por falta de seguimiento, empieza por el CRM; si el problema es inventario, costos o facturación, empieza por el ERP. Hacer los dos a la vez dobla el cambio que se le pide al equipo en el mismo trimestre, y ahí es donde los proyectos se atoran.
- ¿Cuánta gente de nuestro lado tiene que dedicarle tiempo a la implementación?
- Menos personas de las que se cree, pero con horas de verdad. Una que decida, y una o dos que conozcan el proceso al detalle, disponibles varias horas por semana durante el arranque. Cuando eso no existe, el proyecto avanza con suposiciones nuestras y se corrige después, que sale más caro. Lo dejamos por escrito antes de empezar.
- ¿Qué hacemos con el sistema anterior cuando el nuevo ya opera?
- Se apaga por etapas, no de golpe. Primero deja de recibir capturas nuevas, después queda en modo consulta unos meses y al final se exporta completo a un archivo que puedas abrir sin licencias. Conviene fijar la fecha de apagado desde el inicio: mientras haya dos sistemas vivos, alguien va a seguir capturando en el viejo.
- ¿Se puede implementar sin detener el cierre de mes?
- Sí, y es un requisito, no un favor. Las cargas y los cambios se programan fuera de los días de cierre, y durante el arranque el sistema anterior sigue siendo el que manda para lo contable. Lo que no recomendamos es estrenar facturación en la última semana del mes. Ese calendario se acuerda con contabilidad antes de tocar nada.
06Antes de decidir
¿Y si no es lo que necesitas?
07Encaje
Dónde pega más fuerte
Inmobiliaria
Asesores, propiedades y solicitudes en herramientas distintas, y el seguimiento de cada prospecto hecho a mano.
Oficinas & Despachos
Contratos, facturas y correos que tu equipo procesa a mano, todos los días.
Seguros
Pólizas, siniestros y cotizaciones atrapados en procesos manuales y sistemas que no se hablan.
08Cerca de ti
¿Estás en Mérida?
Trabajamos desde Mérida para toda la República. Si estás en la península, el diagnóstico puede ser presencial.
09Para qué se usa
Trabajos concretos
Salir de la hoja de cálculo sin perder el historial
El punto de partida más común no es otro sistema, es un archivo compartido con años de contactos, columnas de colores y tres versiones circulando. Se decide qué se trae, se limpia lo repetido, se definen los campos que existen de verdad y se carga por tandas para poder comparar. La hoja se queda un tiempo en modo consulta y se apaga cuando nadie la abre.
Conectar el CRM con WhatsApp
En México la conversación de venta pasa por ahí, y si el sistema no lo sabe, el sistema está incompleto. Los mensajes quedan ligados al prospecto, el vendedor contesta desde donde le sea cómodo y el historial no se va con el celular de nadie. También permite que el seguimiento se dispare sin que alguien tenga que acordarse. Sin esto, capturar se siente como trabajo doble.
Un CRM que el equipo de ventas sí abre
Casi nunca hace falta cambiar de sistema, sino quitarle cosas de encima. Se recortan los campos obligatorios a los que sirven para decidir, se llena solo lo que puede llenarse solo, se ordenan las etapas como se vende de verdad y el vendedor ve su día en una sola pantalla. Cuando capturar cuesta menos que no capturar, la adopción deja de ser un discurso.
CRM para inmobiliarias
Asesores, propiedades, solicitudes y visitas tienen que vivir juntos, y ningún molde comercial los junta como una inmobiliaria los usa. Es lo que construimos para 24 Pro Real Estate, en Mérida: la propiedad como pieza central, cada solicitud ligada a un asesor y el seguimiento sin depender de la memoria. Aplica también a desarrolladores que venden preventa por etapas y apartados.
Cotizador dentro del sistema
La cotización sale de la misma base que el catálogo y el expediente del cliente, con precios vigentes y el descuento que corresponde al nivel de quien la firma. Queda registrada, versionada y ligada a la oportunidad, así que se puede ver qué se ofreció y a qué precio se cerró. Se acaban las tres cotizaciones distintas para el mismo cliente en la misma semana.
Conectar el sistema comercial con la facturación
Cuando la venta se gana, los datos ya están: cliente, condiciones, productos y precios. Que haya que teclearlos otra vez en el sistema de facturación es la causa más común de comprobantes mal hechos y de saldos que no cuadran. Se conectan los dos, se decide cuál manda en cada dato y el estado de cobro regresa a donde el vendedor lo ve.
10Lo que se ve una y otra vez
11Criterio a criterio
Arrancar con un equipo piloto o con la empresa completa
| Criterio | Arranque con un equipo piloto | Arranque con la empresa completa |
|---|---|---|
| Si algo sale mal el primer día | Lo sufren cinco personas y se corrige | Lo sufre la operación entera al mismo tiempo |
| Cuándo termina el proyecto | Más tarde: hay dos arranques en vez de uno | Antes, si nada se atora por el camino |
| Datos en dos sistemas a la vez | Conviven un tiempo y hay que decidir quién manda | Corte limpio: nadie captura en el sistema viejo |
| Quién convence al resto de la empresa | El grupo piloto, contando casos propios | La dirección, con un comunicado |
| Ajustes antes de abrirlo a todos | Se hacen con uso real y poca gente incómoda | Se hacen sobre la marcha y con todos mirando |
| Licencias que se pagan al inicio | Sólo las del grupo que va primero | Todas desde el primer mes |
| A qué empresa le encaja | Equipos grandes o procesos con muchas excepciones | Empresas chicas donde nadie puede quedar fuera |
12Los términos, sin misterio
- Embudo de ventas
- Las etapas por las que pasa una oportunidad hasta ganarse o perderse. Sirve si refleja cómo vendes; si es la plantilla del proveedor, sólo produce reportes que nadie usa.
- Duplicado
- El mismo cliente registrado dos o tres veces con nombres ligeramente distintos. Es el defecto más común al migrar y el que hace que dos áreas discutan cifras diferentes.
- Catálogo maestro
- La lista oficial de productos, servicios y precios de la que beben todos los sistemas. Cuando hay dos catálogos, siempre hay una cotización con el precio del año pasado.
- Licencia por usuario
- Forma de cobro donde pagas por cada persona con cuenta activa. Obliga a decidir quién necesita entrar de verdad, porque el costo crece cada vez que alguien se suma.
- Configuración
- Adaptar el sistema con lo que ya trae: campos, etapas, permisos, reportes. Se distingue del desarrollo porque no añade código propio y sobrevive a las actualizaciones sin trabajo extra.
- Tablero de dirección
- La pantalla con las pocas cifras que se revisan para tomar decisiones. Si nadie la abre los lunes, el problema no es el tablero: son las cifras que eligió.
Hablemos
Hablemos de erp y crm que sí se usan
Cuéntame qué necesitas. En 30 minutos te digo por dónde empezaría y cuánto podría costar. Sin compromiso.