Servicio 01
Automatización de procesos administrativos y de back-office
Automatización total
Que el software haga el trabajo aburrido.
- Impacto
- Procesos automatizados con monitoreo y alertas
- Punto de partida
- desde $35,000 MXN
01A quién le sirve
¿Es para ti?
- 01
La misma información se captura dos o tres veces en herramientas distintas
- 02
Hay un proceso que sólo sabe hacer una persona, y cuando falta se detiene
- 03
El volumen crece y la respuesta es contratar a alguien más para lo mismo
- 04
Los reportes se arman a mano cada semana o cada mes
02Alcance
Qué incluye
- 01
Integraciones entre tus sistemas
ERP, CRM, bancos, hojas de cálculo, tienda en línea. Si tiene API la usamos; si no, buscamos el camino que no rompa nada.
- 02
Back-office, facturación y reportes
Lo que hoy ocupa las mañanas del lunes: conciliar, capturar, armar el informe y mandarlo.
- 03
RPA y flujos de trabajo
RPA es software que hace las tareas repetitivas entre sistemas, como lo haría una persona. Con n8n, Make, ElectroNeek o código propio, según lo que pida el caso. No casamos el proyecto con una herramienta por comodidad nuestra.
- 04
Monitoreo de lo automatizado
Un flujo que falla en silencio es peor que no tenerlo: cada automatización avisa cuando algo no sale como debía.
03Método
Por dónde empezamos
Empezamos mirando cómo trabajas hoy, no proponiendo una herramienta. En el diagnóstico recorremos el proceso completo —quién lo toca, cuántas veces se recaptura el mismo dato, dónde se atora— y de ahí sale qué conviene automatizar primero y qué es mejor dejar como está.
Antes de cotizar, valida si el proceso se paga solo
Aquí sí tiene sentido la calculadora: ya tienes horas repetitivas y costo por hora. Primero calcula retorno y luego aterriza por dónde empezar con el mini-diagnóstico.
04Presupuesto
Desde cuánto
desde $35,000 MXN
Uno o dos procesos conectados de punta a punta. El importe exacto sale del diagnóstico y depende del alcance real, no de una lista de precios.
05Dudas
Preguntas frecuentes
- ¿Y si mi sistema es viejo y no tiene API?
- Es el caso más común, no la excepción. Se puede automatizar por otras vías: lectura de archivos, correo, base de datos o incluso interfaz. Lo que cambia es el esfuerzo, y eso lo sabrás en el diagnóstico, antes de comprometerte.
- ¿Cuánto tarda?
- Un proceso acotado suele quedar funcionando en semanas, no meses. El plazo exacto depende de cuántos sistemas haya que conectar y se acuerda antes de empezar, con presupuesto cerrado.
- ¿Qué pasa si el proceso cambia después?
- Se ajusta. Por eso el modelo es piloto con presupuesto fijo y, si funcionó, una suscripción de mejora continua: los procesos cambian y el sistema tiene que poder cambiar con ellos.
- ¿De quién es lo que construyen?
- Tuyo, desde el primer día: el código, los datos y los accesos. Entregamos repositorios y documentación. No creemos en la dependencia forzada.
- ¿Cuántos procesos conviene automatizar el primer año?
- Menos de los que parece. Uno bien terminado, en producción y usado a diario, enseña más que cuatro a medias: aparecen las excepciones reales, el equipo pierde el miedo y el siguiente sale más rápido. En una empresa mediana, dos o tres al año es un ritmo que se sostiene. Si el plan pide diez, casi nadie va a mantenerlos.
- ¿Conviene automatizar un proceso que cambia cada trimestre?
- Sí, pero se construye distinto. Lo que cambia se saca del código y se deja en una tabla o un formulario que tu gente edita sin llamarnos: precios, plazos, responsables, topes de descuento. Lo fijo es el camino, no los valores. Si lo que cambia cada trimestre es el camino completo, el proceso todavía no está listo para automatizarse.
- ¿Quién tiene que participar cuando se documenta el proceso?
- Quien lo ejecuta todos los días, no sólo quien lo dirige. La versión del jefe suele tener cinco pasos y la real once, con dos atajos que nadie escribió. También conviene quien recibe el resultado al final, porque es el que sabe qué llega mal. Con esas dos voces en la misma media hora sale un mapa que se sostiene.
- ¿Cómo sabemos que el flujo hizo lo correcto y no sólo que corrió?
- Porque se compara contra algo. Las primeras semanas el flujo trabaja en paralelo y una persona revisa una muestra: si el resultado coincide, se amplía; si no, se ajusta antes de soltarlo. Después queda una revisión periódica y un aviso para los casos que el propio flujo marca como dudosos. Terminar sin error no es lo mismo que acertar.
07Encaje
Dónde pega más fuerte
Oficinas & Despachos
Contratos, facturas y correos que tu equipo procesa a mano, todos los días.
Retail
Inventarios desincronizados, quiebres de stock y capital atrapado en bodega.
Marketing & Agencias
Reportes armados a mano y datos regados entre Meta, Google y mil hojas de cálculo.
08Cerca de ti
¿Estás en Mérida?
Trabajamos desde Mérida para toda la República. Si estás en la península, el diagnóstico puede ser presencial.
09Para qué se usa
Trabajos concretos
Conciliación bancaria del día anterior
Cada mañana alguien abre el estado de cuenta, lo compara contra las facturas y marca a mano lo que cuadra. El flujo baja el movimiento del banco, lo empareja con el comprobante por importe, fecha y referencia, y deja una lista corta con lo que no coincide. Contabilidad revisa esa lista en minutos en vez de recorrer todo. Lo que no cuadra llega con su motivo escrito.
Facturación y complementos de pago
Cuando la venta se cierra, el comprobante se emite con los datos que ya viven en el sistema: cliente, régimen, uso y forma de pago. Se manda por correo, se guarda donde contabilidad lo busca y queda ligado al pedido. Si el cobro llega en parcialidades, el complemento sale al registrarse el depósito. Nadie vuelve a teclear un RFC ni a buscar un XML en un correo viejo.
El reporte que se arma cada lunes
Ventas de la semana, cobranza pendiente, inventario bajo mínimo: hoy alguien lo junta de tres sistemas y lo pega en una hoja. El flujo lo construye de madrugada leyendo la fuente original, lo deja en el formato que dirección ya sabe leer y lo entrega por correo o por WhatsApp. Si un dato falta, el reporte lo dice, en vez de mostrar un cero que parece cierto.
Cotizaciones que salen el mismo día
El vendedor llena un formulario corto y el sistema arma la cotización con precios vigentes, el descuento que su nivel permite y los tiempos de entrega reales. Sale con la imagen de la empresa, queda registrada y arranca el seguimiento. Cuando el cliente la abre, el vendedor se entera. Lo que antes esperaba a que alguien tuviera un hueco ahora sale mientras la llamada está fresca.
Captura de lo que llega en documentos
Pedidos por correo, remisiones en PDF, órdenes que hay que bajar del portal del cliente. Alguien las lee y las teclea, con el error que eso trae. El flujo extrae los campos, los valida contra el catálogo de productos y precios, y sólo pide intervención humana cuando algo no coincide. La captura deja de ser un puesto de trabajo y pasa a ser una revisión.
Hojas de cálculo conectadas con el sistema
Casi siempre hay una hoja que sostiene una parte del negocio y que nadie quiere tocar. No hace falta matarla el primer día: se puede leer sola, escribir en el sistema lo que corresponda y avisar cuando dos versiones se contradigan. Con el tiempo la hoja queda como reporte y deja de ser la fuente. Es la ruta menos brusca cuando el equipo lleva años trabajando así.
10Lo que se ve una y otra vez
11Criterio a criterio
Automatizar el proceso tal como está o rediseñarlo primero
| Criterio | Automatizar el proceso tal como está | Rediseñar el proceso y después automatizarlo |
|---|---|---|
| Semanas hasta el primer alivio | Pocas: el flujo copia lo que la gente ya hace hoy | Más: primero hay que acordar cómo debería hacerse |
| Resistencia de la gente | Baja, porque nadie cambia de costumbres | Alta al principio: cambia el trabajo de varias personas |
| Qué se queda dentro del flujo | También los pasos que dejaron de tener sentido | Sólo los pasos que alguien puede justificar hoy |
| Costo de construirlo y de mantenerlo | Menor al inicio, con más casos raros que atender después | Mayor al inicio, con menos excepciones vivas |
| Quién tiene que estar de acuerdo | Basta con quien ejecuta el proceso todos los días | Hace falta alguien con autoridad para cambiar reglas |
| Qué puede salir mal | Congelar en software una mala práctica de años | Que el rediseño se estire y nada llegue a producción |
| A qué proceso le sirve más | Trámites correctos que sólo se hacen a mano | Trámites que nadie defiende y todos parchan |
12Los términos, sin misterio
- Camino feliz
- El recorrido del proceso cuando todo llega bien y completo. Construirlo es la parte corta del proyecto: el trabajo de verdad está en decidir qué hacer con lo que llega mal.
- Regla de negocio
- La condición que decide algo dentro del flujo: a partir de qué importe se pide autorización, qué descuento puede aplicar cada nivel, cuándo se rechaza un pedido.
- Cola de pendientes
- Fila donde el flujo va dejando lo que tiene que procesar. Sirve para absorber picos: si llegan mil documentos de golpe, se atienden en orden sin perder ninguno.
- Reintento escalonado
- Volver a intentar una operación que falló, esperando cada vez un poco más. Evita que una caída de diez minutos en un servicio ajeno tumbe el proceso entero.
- Línea base
- La medida de cómo está el proceso antes de tocarlo: horas, errores y plazos. Sin ella, cualquier discusión sobre si la automatización sirvió es cuestión de opinión.
- Tiempo de ciclo
- Cuánto tarda un caso desde que entra hasta que queda terminado, incluyendo las esperas. Casi siempre es la cifra que le importa al cliente, no las horas de trabajo.
Hablemos
Hablemos de automatización total
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