Comparativa
¿HubSpot o un CRM a la medida?
01Criterio a criterio
Comparación
| Criterio | HubSpot | CRM a la medida |
|---|---|---|
| 01Puesta en marcha | HubSpotDías | CRM a la medidaSemanas |
| 02Cómo crece el costo | HubSpotPor usuario y por nivel de plan, cada mes, mientras lo uses | CRM a la medidaProyecto una vez; sumar usuarios no cambia la factura |
| 03Se adapta a tu operación | HubSpotHasta donde llega su modelo de contactos, negocios y propiedades | CRM a la medidaAl proceso que ya tienes, sea cual sea |
| 04Ecosistema | HubSpotEnorme: integraciones, plantillas, gente que ya lo sabe usar | CRM a la medidaLo que se construya; nada viene de fábrica |
| 05Tus datos | HubSpotEn su nube, exportables según lo que permita tu plan | CRM a la medidaEn tu base de datos, con acceso directo desde el día uno |
| 06Riesgo principal | HubSpotPagar por capas que no usas y quedar atado al crecer | CRM a la medidaConstruir sobre un proceso que iba a cambiar igualmente |
| 07Cuándo elegirlo | HubSpotVenta estándar, equipo que crece despacio, prisa por arrancar | CRM a la medidaOperación con reglas propias, o coste por usuario que ya duele |
02La parte incómoda
03Nuestra postura
En la práctica
No revendemos licencias de HubSpot ni de ningún CRM, así que no ganamos nada empujándote a un lado o al otro. Cuando construimos a la medida es porque el caso lo pedía: el CRM de 24 Pro Real Estate, en Mérida, tenía que sostener venta, renta y renta temporal con sus reglas distintas, y hacer que asesores, propiedades y solicitudes vivieran juntos. Si tu caso se parece más al de HubSpot, te lo diremos en el diagnóstico.
04Dudas
Preguntas frecuentes
- ¿Puedo migrar mis datos desde HubSpot?
- Sí. Contactos, empresas, negocios y actividades se exportan y se cargan en el sistema nuevo. Lo que conviene revisar antes es qué vale la pena traer: normalmente hay años de registros duplicados o muertos, y migrarlos todos sólo mueve el desorden de sitio.
- ¿Y si ya pagué el año por adelantado?
- Entonces lo sensato casi siempre es esperar. Construir en paralelo para tirar una licencia que ya está pagada rara vez sale a cuenta; se aprovecha ese tiempo para tener claro qué te falta y se arranca cuando toque renovar.
- ¿Cuánto tarda un CRM a la medida?
- Semanas, no meses, para el alcance que se acuerda en el diagnóstico. Arranca desde $30,000 MXN y el número exacto depende de cuántos sistemas hay que conectar y cuánto histórico migrar.
- ¿Qué pasa si crezco y necesito más?
- Se amplía. El código y la base de datos son tuyos, así que ampliarlo es un proyecto normal — y no depende de que un proveedor decida seguir vendiendo el plan que contrataste.
- ¿Cuánto se rescata de los correos y las plantillas que ya construimos?
- El contenido se rescata casi siempre: textos, imágenes y estructura de cada envío se pueden llevar. Lo que no se copia es la mecánica que los dispara, y ahí toca ser honesto, porque rehacerla suele ser la mitad del trabajo de una migración. Por eso primero se decide qué envíos merecen viajar y cuáles llevan meses sin abrirse.
- ¿Podemos dejar el marketing donde está y llevar sólo la operación a un sistema propio?
- Sí, y es el arreglo más común cuando el marketing rinde. La regla que hay que fijar por escrito es quién manda sobre cada dato: normalmente la plataforma comercial gobierna al prospecto hasta que se cierra, y el sistema propio gobierna todo lo que pasa después. Sin esa frontera, los dos se corrigen mutuamente para siempre.
- ¿Quién sostiene un sistema propio si no hay un fabricante detrás?
- Quien tú decidas, y ahí está justo la diferencia. El código, la base de datos y la documentación quedan en tu poder, así que puede sostenerlo nuestro equipo, tu gente de sistemas o un tercero. Lo que no hacemos es dejarlo funcionando sin explicar cómo funciona: si nadie más pudiera mantenerlo, no está terminado.
05Cuatro casos con veredicto
Según tu caso
Equipo pequeño, embudo estándar y campañas que rinden
Seis vendedores, secuencias de correo que la gente abre, formularios conectados y reportes que dirección ya sabe leer. Nada de eso está roto. Aquí gana quedarse en HubSpot: el ecosistema, las plantillas y la costumbre del equipo valen más que cualquier ahorro de licencia, y una migración pondría en riesgo lo único que ya produce. La conversación útil no es cambiar de sistema, es qué automatizar alrededor de lo que funciona.
La factura crece con la base y no con las ventas
Cada campaña suma miles de registros que nunca van a comprar y el costo sigue el tamaño de la base. Aquí lo que gana primero es limpiar: dar de baja lo muerto y dejar de cargar listas compradas suele resolver el problema sin tocar el sistema. Si después de eso el modelo de cobro sigue castigando el crecimiento, y tu proceso sí cabe en el molde, entonces la conversación de un sistema propio tiene sentido.
Cuando el centro de tu operación no es un contacto
Hay negocios donde lo que manda es una unidad, un expediente, una póliza o una propiedad, y la persona es apenas un dato colgado de eso. Aquí gana el sistema propio: forzar esa realidad a caber en contactos y negocios termina en decenas de campos añadidos que nadie sabe nombrar. Lo hemos visto en inmobiliaria, donde una misma propiedad vive a la vez en procesos con reglas distintas.
Marketing funciona y la posventa no cabe
El lado comercial está bien resuelto y el problema empieza después de la firma: instalación, entregas, renovaciones, cobranza. Aquí no gana ninguno de los dos por completo. Se queda el marketing donde ya rinde y se construye la operación aparte, con una sola dirección de sincronía y una regla escrita de qué sistema es dueño de cada dato. Dos dueños del mismo dato es la receta del descuadre.
06Lo que cuesta de verdad
Qué se paga en cada escenario, sumado
Con una suite comercial como HubSpot pagas una suscripción que crece por tres lados a la vez: cuánta gente entra, en qué nivel de plan estás y qué tan grande es tu base de registros. Añade la puesta en marcha, las horas de quien la configura bien y las integraciones que no vienen incluidas. Salir también tiene precio: exportar es apenas el primer paso, luego hay que rehacer automatizaciones y volver a capacitar. Un sistema propio parte de $30,000 MXN y suma mantenimiento y alojamiento; a cambio hay que levantar desde cero lo que en la plataforma venía hecho, como los envíos y las plantillas. Lo que cambia de fondo es hacia dónde crece el gasto: allá crece con el tamaño del equipo y de la base, aquí sólo cuando decides construir algo nuevo.
07Señales de que ya se te quedó corta
- 01La factura sube por contactos que nunca abrieron un correo tuyo.
- 02Tu operación vive en campos añadidos a mano que ya nadie sabe nombrar.
- 03Cada reporte para dirección se arma exportando y pegando en una hoja.
- 04Un proceso importante depende de una integración de terceros que se rompe sola.
- 05Pagas asientos para gente que sólo necesita consultar, nunca editar.
- 06El dato que decide la venta vive en el ERP y llega un día tarde.
- 07Hay dos registros del mismo cliente y nadie declaró cuál de los dos manda.
- 08Subiste de nivel de plan por una función y el resto del nivel duerme.
08Los términos, sin misterio
- Contacto facturable
- Registro que cuenta para lo que pagas cada mes. Saber cuáles cuentan y cuáles no es la palanca más rápida para bajar el costo sin cambiar de sistema.
- Campo añadido
- Espacio que agregas para guardar algo que el producto no previó. Útil de a tres, ingobernable de a ochenta, cuando ya nadie recuerda cuál se llena ni para qué servía.
- Flujo de trabajo
- Automatización configurada dentro del propio producto: si pasa esto, haz aquello. Rápida de armar y difícil de auditar cuando ya hay decenas conviviendo sin dueño.
- Exportación completa
- Sacar todos tus datos en un formato que otro sistema pueda cargar, no un reporte de presentación. Conviene ensayarla al empezar y no cuando ya hay una fecha de salida.
- Dependencia del proveedor
- El costo de irte, medido en trabajo y no en enojo: qué habría que reconstruir, reconectar y volver a enseñar si mañana cambiaras de plataforma.
Hablemos
¿Cuál es tu caso?
Media hora, gratis. Si la respuesta correcta es no contratarnos, te lo digo en esa llamada.