Trabajo entregado
24 Pro Real Estate: crm a la medida
- Industria
- Inmobiliaria
- Ciudad
- Mérida, Yucatán
- Alcance
- CRM a la medida
01Antes
El punto de partida
La operación abarca venta, renta y rentas temporales, cada una con su propio ritmo. La información de propiedades, asesores y solicitudes vivía en herramientas separadas, así que responder a un prospecto exigía reunir datos de varios sitios y saber a quién preguntar.
02Entrega
Qué construimos
- 01
Un CRM a la medida donde propiedades, asesores y solicitudes viven en un mismo lugar
- 02
Asignación de cada solicitud a un asesor responsable, para que ninguna se quede sin dueño
- 03
Conexión con las herramientas que el equipo ya usaba, sin obligar a cambiarlas
- 04
Modelado de los tres tipos de operación —venta, renta y renta temporal— con sus diferencias reales
03Transparencia
Sobre las cifras
Esta página no lleva cifras de resultado ni una cita del cliente, y es a propósito: todavía no las tenemos por escrito. Cuando el cliente comparta sus números y autorice publicarlos, van aquí — inventarlos mientras tanto sería exactamente lo que este sitio dejó de hacer.
Lo que seguimos en este proyecto
- 01
Tiempo desde que entra una solicitud hasta que un asesor la contesta
- 02
Solicitudes con asesor asignado, sobre el total
- 03
Propiedades, asesores y solicitudes que viven en un solo sistema
- 04
Seguimientos pendientes que se quedan sin siguiente paso
04Contexto
Más sobre esta industria
Los dos clientes que publicamos son inmobiliarias de Mérida — es el sector donde más trabajo entregado tenemos.
05El punto de partida, con detalle
Tres negocios que comparten oficina
Venta, renta anual y renta temporal se parecen desde fuera y por dentro no tienen nada que ver. La venta se decide en meses, con crédito y notaría en medio. La renta anual vive de contratos que se renuevan, de depósitos y de garantías. La temporal es un calendario: la misma unidad cambia de ocupante varias veces al mes, y hay entradas, salidas y limpieza que avisar. El equipo es el mismo y el inventario también, así que un solo embudo obliga a que los tres se comporten como el más simple de ellos.
La misma unidad la ofrecen varias oficinas
En esta plaza buena parte de lo que se comercializa no es exclusiva: el propietario habla con dos o tres inmobiliarias y su unidad aparece anunciada por todas. Eso cambia lo que hay que registrar. No basta con saber quién trajo al interesado; hay que saber quién tiene la relación con el dueño, en qué condiciones se acordó el honorario y con quién se reparte si la operación cierra. Un sistema pensado para inventario propio no tiene dónde anotar nada de eso, y termina anotándose en un chat.
El comprador casi nunca está en la ciudad
Buena parte de quien compra en Yucatán vive en otro estado o en otro país, y decide sin haber pisado el inmueble. Eso convierte el primer mensaje en la visita: llega escrito, a cualquier hora, con preguntas de precio, de zona, de escrituras y de qué tan lejos queda del aeropuerto. Nadie se pasa por la oficina a insistir, así que cuando la respuesta tarda el interesado no reclama: sigue con la siguiente inmobiliaria de su lista y no queda rastro de que estuvo ahí.
06Qué se decidió, y por qué
- 01
La solicitud, no la persona, es lo que se asigna
El expediente que se abre y se asigna es la solicitud: un interés concreto por una operación y un inmueble, con su fecha, su responsable y su siguiente paso. La alternativa habitual —una ficha por persona con todo su historial dentro— se rompe pronto, porque quien preguntó por una renta en marzo puede volver en noviembre a mirar una casa en venta, y con un solo responsable asignado los dos casos se estorban. Descartamos también el reparto automático por turnos: aquí el responsable se pone a propósito y queda a la vista.
- 02
Tres recorridos con estados propios, no un campo tipo
Venta, renta y renta temporal se modelaron como recorridos distintos, cada uno con los estados que de verdad ocurren, en lugar de un embudo único con una etiqueta que dijera de cuál se trata. El embudo compartido obliga a que los estados sean el mínimo común de los tres, y lo que no cabe se lleva por fuera: una hoja para el calendario de la temporal, otra para las renovaciones. Modelarlo así cuesta más una vez; el desvío cuesta todos los meses.
- 03
Nada se movió de donde ya vivía
El inventario siguió en el sistema donde el equipo ya lo mantenía y la conversación siguió en WhatsApp. El CRM no se convirtió en un segundo catálogo de propiedades: lo consulta. Es la decisión de la que más depende lo demás: una unidad capturada en dos lados acaba con dos versiones y nadie sabe cuál mirar. Lo que sí vive dentro del sistema es el expediente: quién responde, qué se preguntó, qué se prometió y cuándo toca volver a marcar. Eso es lo que sobrevive a unas vacaciones o a una renuncia.
- 04
Una instalación por cliente, sin base compartida
El sistema se despliega por cliente, con su propia base de datos: no hay una tabla donde convivan los prospectos de dos inmobiliarias separados por un identificador. La razón es sencilla: los datos son del cliente, y separarlos de raíz elimina toda una familia de accidentes que después no se puede deshacer. Esa decisión tiene un costo y lo asumimos nosotros, porque cada mejora hay que llevarla a cada instalación a propósito; a cambio nos obliga a mantener pocas variantes y a dejar escrito qué cambia en cada una.
07Qué quedó fuera
08Medición
Cómo se leen estos indicadores
Los cuatro indicadores se revisan juntos y ninguno se lee como promedio. El tiempo de respuesta se mira por reparto, porque el promedio esconde justo el mensaje del domingo por la noche, que es el que se pierde. La cobertura de asignación importa por su cola —las solicitudes que quedaron sin responsable—, no por el porcentaje bonito. Y los seguimientos sin siguiente paso se leen como una lista de nombres, porque existen para que alguien haga algo hoy. Los valores no se publican por dos razones: describen la operación de un cliente y son suyos, y un número sin línea base ni método no prueba nada. Cuando el cliente autorice el suyo, va al lado del indicador que le toca.
09Los términos del sector
- Renta temporal
- Estancia corta y amueblada que se cobra por noche o por semana. Cada salida deja la unidad libre otra vez, así que su disponibilidad se lleva en un calendario y no en un contrato.
- Exclusiva
- Acuerdo escrito por el que una sola inmobiliaria comercializa un inmueble durante un plazo. Sin ella, la misma unidad la anuncian varias oficinas al mismo tiempo y con distinto precio.
- Comisión compartida
- Reparto del honorario entre quien tiene la relación con el propietario y quien trajo al comprador. Obliga a registrar de dónde salió cada lado de la operación, no solo el cierre.
- Solicitud
- El interés concreto de una persona por una operación y un inmueble, con fecha, responsable y siguiente paso. Una misma persona puede tener varias, abiertas o cerradas.
- Ficha de propiedad
- El expediente de una unidad: ubicación, precio, condiciones, fotos y estado. Es el dato que más se desincroniza, porque lo tocan varias personas en momentos distintos.
10Dudas frecuentes sobre este proyecto
- ¿Se puede reutilizar el CRM de 24 Pro para otra inmobiliaria?
- Lo que se reutiliza es el criterio, no la instalación. Cada cliente tiene su propio despliegue y su propia base, así que nada se mezcla, y la forma de vender cambia de una oficina a otra. En el diagnóstico revisamos qué parte del modelo aplica tal cual y qué habría que construir distinto, antes de poner un precio.
- ¿Quién mantiene actualizada la ficha de cada propiedad?
- El mismo equipo que ya la mantenía, en el sistema donde ya vivía. El CRM la consulta y no guarda su propia copia, así que nadie captura dos veces y no hay que decidir cuál de las dos versiones gana. Si algún día ese sistema se cambia, lo que se rehace es la conexión, no el expediente de las solicitudes.
- ¿Puedo ver el CRM de 24 Pro funcionando?
- No con datos reales: dentro hay información de sus clientes y de sus asesores, y no es nuestra para mostrarla. Lo que sí se puede es recorrerlo en una llamada sobre datos de prueba, y ahí se ve el modelo completo: cómo se asigna una solicitud, qué pide el sistema y qué decidió no pedir.
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