Ciudad de México, CDMX
Automatización de procesos en Ciudad de México
01Aquí, en Ciudad de México
Aquí casi nunca se parte de cero: hay un sistema que no se puede tocar
Aquí casi nunca se parte de cero: hay un sistema que no se puede tocar
La diferencia más práctica con plazas más chicas es ésta: una empresa mediana de la capital ya tiene un ERP instalado, con años de historia y un contrato de por medio. El trabajo entonces no es sustituirlo, es rodearlo — leer lo que produce, escribir lo que necesita y quitar la captura doble que hay alrededor. Cambiar el sistema central sería el proyecto más caro y el más lento de los posibles, y casi nunca es el necesario.
Los procesos que se rompieron cuando el equipo se repartió
El trabajo híbrido dejó al descubierto los procesos que daban por hecho que todos estaban en el mismo piso: la firma que se pedía en persona, la carpeta compartida en un equipo de la oficina, el visto bueno que se daba de viva voz. Son los primeros candidatos, y no por modernidad: son los que hoy consumen más tiempo de gente que cobra por hora.
Más pasos de aprobación que en cualquier otra plaza
En la capital los procesos suelen cruzar más manos: quien pide, quien autoriza, quien revisa, quien paga. Automatizar eso no es poner un robot: es dejar claro quién decide qué y qué pasa cuando alguien no está. La parte difícil no es técnica, es acordar el flujo — y por eso el diagnóstico se hace con las personas que hoy lo ejecutan, no sólo con quien lo contrata.
Cómo medimos si conviene, antes de cotizar
Contamos cuántas veces al mes ocurre el proceso, cuánto tarda cada vez y a qué costo por hora. Ese número se compara con el presupuesto del piloto y sale un plazo de recuperación. Puedes hacer la cuenta tú antes de hablar con nosotros: la calculadora del sitio usa tus propios datos y no pide correo.
02Alcance
Qué incluye
Integraciones entre tus sistemas
ERP, CRM, bancos, hojas de cálculo, tienda en línea. Si tiene API la usamos; si no, buscamos el camino que no rompa nada.
Back-office, facturación y reportes
Lo que hoy ocupa las mañanas del lunes: conciliar, capturar, armar el informe y mandarlo.
RPA y flujos de trabajo
RPA es software que hace las tareas repetitivas entre sistemas, como lo haría una persona. Con n8n, Make, ElectroNeek o código propio, según lo que pida el caso. No casamos el proyecto con una herramienta por comodidad nuestra.
Monitoreo de lo automatizado
Un flujo que falla en silencio es peor que no tenerlo: cada automatización avisa cuando algo no sale como debía.
Arranca desde $35,000 MXN. El importe exacto sale del diagnóstico y depende del alcance real — aquí está de qué depende.
03Dudas
Preguntas frecuentes
¿Tienen que reemplazar nuestro ERP para automatizar?
Casi nunca, y proponerlo de entrada sería sospechoso. Lo normal es leer y escribir contra el ERP que ya está y quitar la captura manual de alrededor. Si el sistema no permite ninguna de las dos cosas, hay caminos intermedios y se explican con su costo antes de empezar.
¿Cómo se decide qué proceso va primero?
Por dinero, no por facilidad: el que más horas consume al mes con reglas claras. Se automatiza uno, se mide, y con ese resultado se decide el siguiente. Arrancar con cinco a la vez es la forma más fiable de no terminar ninguno.
¿Trabajan presencial en la Ciudad de México?
Tenemos presencia aquí y el teléfono de la empresa es de la ciudad. La mayor parte del trabajo se hace en remoto porque es más rápido, y las sesiones que valen la pena en persona —el diagnóstico y la puesta en marcha con el equipo— se agendan presenciales.
¿Cómo documentan un proceso que hoy sólo vive en la cabeza de alguien?
Lo recorremos con esa persona mientras lo hace, no en una junta: se anota cada clic, cada decisión y cada caso raro tal como aparece. Después le devolvemos el diagrama para que corrija lo que quedó mal, y suele corregir bastante. Ese documento vale aunque el proyecto no siga, porque es la primera versión escrita de cómo trabaja tu operación.
¿Se puede avanzar sin que sistemas nos dé accesos de administrador?
Sí, y es lo recomendable: se pide una cuenta de servicio con los permisos mínimos para lo que el flujo necesita hacer, y nada más. Cuesta algo más de configuración al principio y deja mucho menos riesgo después, porque queda claro qué puede tocar el proceso automático. Los accesos son tuyos y se revocan cuando quieras, sin pedirnos permiso.
¿Qué pasa con las excepciones que hoy se resuelven por correo?
Se sacan a la luz una por una y se les asigna destino: regla automática, bandeja donde una persona decide, o fuera del alcance por ahora. Lo que no hacemos es fingir que no existen para que el proyecto luzca más limpio. Suelen ser pocas en cantidad y muchas en tiempo, así que ahí está buena parte del ahorro.
Esta página cuenta cómo trabajamos en Ciudad de México. El servicio completo, con todo lo que incluye, está en automatización total.
03Cómo corre el proyecto
Paso a paso
- 01
Semana 1 — se cronometra el proceso, no se opina sobre él
Nos sentamos con quien lo ejecuta y lo recorremos como ocurre de verdad: cuántas veces al mes, cuánto tarda cada vuelta, en qué pantalla se atora, qué dato se vuelve a escribir. Salen dos números —vueltas al mes y minutos por vuelta— y con el costo por hora del área se calcula lo que cuesta hoy. Ese resultado decide si seguimos, y a veces dice que no.
- 02
Semana 2 — el flujo se dibuja con las excepciones dentro
El camino feliz se automatiza rápido; lo que cuesta son los casos raros. Aquí listamos las excepciones que hoy se resuelven por correo o de viva voz y decidimos una por una si el sistema las maneja, las manda a una bandeja donde alguien decide, o se quedan fuera a propósito. También queda escrito quién autoriza cada paso y qué ocurre cuando esa persona no está.
- 03
Semanas 3 y 4 — el flujo corre junto al procedimiento viejo
Se construye y se pone a operar en paralelo unos días sobre los mismos casos, comparando resultados. Es la parte incómoda porque duplica trabajo, y es la que evita descubrir un descuadre tres meses después, cuando ya nadie recuerda qué cambió. Cuando los dos caminos coinciden y las excepciones están cubiertas, se apaga el manual; si no coinciden, se corrige antes de apagar nada.
- 04
Después — aviso, dueño y el siguiente proceso
Cada automatización se entrega con su aviso: cuando algo no sale como debía, alguien de tu lado se entera el mismo día y sabe dónde mirar. Un mes más tarde comparamos el tiempo real contra el que cronometramos al principio, y ese número decide cuál es el proceso siguiente. Elegir cinco de entrada es la forma más confiable de no terminar ninguno.
04Alcance
Qué incluye
- Cronometrado del proceso actual y cálculo de lo que cuesta hoy, con tus datos.
- Diseño del flujo con las excepciones y las autorizaciones dentro del alcance.
- Conexión con cada sistema involucrado, por el camino que ese sistema permita.
- Pruebas con datos reales y corrida en paralelo antes de apagar el procedimiento manual.
- Avisos ante fallas, reintentos y un lugar donde ver qué quedó pendiente.
- Documentación del flujo y una sesión con quien lo va a cuidar de tu lado.
- Un mes de ajustes tras el arranque, mientras aparecen los casos que nadie previó.
Qué NO incluye
05Criterio a criterio
El flujo decide solo o espera una autorización
| Criterio | Corre de punta a punta sin intervención | Se detiene a esperar el visto bueno |
|---|---|---|
| Velocidad del proceso | Termina en minutos, a cualquier hora del día | Avanza al ritmo de quien tenga que revisar |
| Qué hace falta para permitirlo | Reglas escritas que cubran todos los casos previstos | Sólo saber quién decide y en qué orden |
| Si el caso es raro | La regla lo manda a revisión en vez de inventar | Ya hay una persona mirando cada caso |
| Cuando esa persona no está | No aplica: el proceso no depende de que alguien esté | Hace falta un suplente definido o el flujo se detiene |
| Rastro para auditoría | Queda registrada la regla que se aplicó y cuándo | Queda además quién autorizó, a qué hora y desde dónde |
| Costo de construirlo | Más alto: cada excepción hay que preverla por escrito | Más bajo al construir, y sigue consumiendo tiempo de gente |
| Cuándo elegirlo | El monto es bajo y las reglas no admiten duda | Hay dinero, riesgo legal o un cliente de por medio |
06Presupuesto
Los factores que se pueden ver antes de firmar
El punto de partida publicado es $35,000 MXN por proceso, y de ahí el número se mueve por cosas que se pueden ver antes de firmar. Cuántos sistemas hay que conectar y, sobre todo, cómo: uno con API documentada cuesta una fracción de lo que cuesta otro al que hay que entrarle por exportaciones. Cuántas excepciones entran al alcance, que casi siempre pesan más que el camino principal. Cuántas autorizaciones cruza el proceso, porque cada firma es una regla y también un caso de qué hacer cuando esa persona falta. Y el volumen, porque un flujo de cien vueltas al mes y otro de diez mil no se construyen igual. Antes de cotizar cronometramos, y si el número no da, se dice.
07Los términos, sin misterio
- Captura doble
- Escribir el mismo dato en dos sistemas distintos porque ninguno le avisa al otro. Es el síntoma más fácil de contar y el primer candidato a desaparecer.
- Excepción
- El caso que no sigue la regla general —un cliente con condiciones propias, un documento que llega distinto— y que hoy se resuelve preguntando. Automatizar es decidir de antemano qué hacer con cada uno.
- Idempotencia
- Que ejecutar el mismo paso dos veces deje el mismo resultado que ejecutarlo una. Sin eso, un reintento después de una falla puede facturar o pagar por duplicado.
- Webhook
- Un aviso que un sistema envía por su cuenta en el instante en que algo ocurre, en lugar de esperar a que otro le pregunte cada cierto tiempo. Evita retrasos y consultas inútiles.
- Corrida en paralelo
- El periodo en que el flujo nuevo y el procedimiento manual operan a la vez sobre los mismos casos, para comparar resultados antes de apagar el que ya funcionaba.
- Dueño del proceso
- La persona de tu lado que responde por cómo debe funcionar el proceso y decide sus reglas. Sin ese papel asignado, cada duda del proyecto espera semanas.
Hablemos
Hablemos de tu operación en Ciudad de México
Podemos vernos en Ciudad de México o por videollamada, como prefieras. En 30 minutos te digo por dónde empezaría y cuánto podría costar.