Mérida, Yucatán
CRM y ERP para empresas de Mérida
01Aquí, en Mérida
Cuándo NO conviene un sistema a la medida
El sistema que compraron y nadie usa
Es la conversación más frecuente que tenemos en la ciudad. Alguien pagó licencias hace dos años, el equipo lo usó tres semanas y volvió al Excel. Casi nunca es culpa del software: es que pedía capturar el doble de lo que capturaba antes y no devolvía nada a cambio. Cuando revisamos uno de esos casos, lo primero que miramos no es el sistema sino qué información sí se está registrando de verdad, aunque sea en un cuaderno.
Aquí el inventario suele estar en dos lugares a la vez
En los negocios de Mérida con local y venta en línea, lo normal es que el mostrador tenga una cuenta y la tienda en línea otra, y que alguien las cuadre a mano el lunes. El problema aparece cuando se agota algo: se vende dos veces y hay que llamar al cliente a decirle que no había. Conectar las dos puntas suele valer más que cambiar de sistema, y cuesta bastante menos.
Lo que aprendimos construyendo el CRM de 24 Pro
Es una inmobiliaria de aquí, y su caso enseñó algo que aplicamos desde entonces: venta, renta y renta temporal parecen el mismo negocio y no lo son —cambian los plazos, los documentos y quién cobra qué—. Un CRM de caja obliga a meter las tres en el mismo molde y a inventar campos para lo que no encaja. A la medida se modela cada una como es, y por eso los asesores lo usan sin que nadie los persiga.
Primero medimos, después cotizamos
Antes de proponer nada contamos cuántas veces al mes se hace cada cosa y cuánto tiempo lleva. Ese número es el que decide si un sistema se paga o no, y es también el que permite decir «esto no te conviene» con una cifra encima de la mesa en vez de una opinión. La calculadora del sitio hace la parte aritmética con tus propios datos, antes de que hablemos.
Cuándo NO conviene un sistema a la medida
Cuando el proceso todavía está cambiando cada mes: construir sobre algo que no se ha asentado es pagar dos veces. Cuando el equipo son tres personas que se hablan de viva voz — ahí un sistema añade trabajo y no quita ninguno. Y cuando lo que hay es un CRM de caja que sí encaja y el problema real es que nadie captura: eso no lo arregla ningún software nuevo, y lo hemos visto suficientes veces como para decirlo antes de cobrar.
02Alcance
Qué incluye
CRM comercial: HubSpot, Zoho, Bitrix24 y Monday
Trabajamos con ellos por experiencia, no por convenio: no revendemos licencias ni tenemos incentivo para empujarte a uno concreto.
Gestión de proyectos: Jira, ClickUp y Monday
Cuando el problema no es vender sino entregar.
Migración de datos y conexión
Traer lo que ya existe sin perderlo por el camino y conectarlo con las herramientas que se quedan.
CRM a la medida cuando hace falta
Si el proceso no cabe en ningún molde, se construye. Es lo que hicimos para 24 Pro Real Estate, en Mérida, donde asesores, propiedades y solicitudes tenían que vivir juntos.
Arranca desde $30,000 MXN. El importe exacto sale del diagnóstico y depende del alcance real — aquí está de qué depende.
03Dudas
Preguntas frecuentes
¿Se puede conectar con el punto de venta que ya usamos en el local?
Casi siempre sí. Depende de si tu punto de venta permite leer y escribir desde fuera; si no lo permite, hay caminos intermedios que evitan la doble captura sin cambiar de equipo. Es una de las primeras cosas que se revisa en el diagnóstico, porque cambia el alcance entero.
¿Qué pasa con los datos que ya tenemos en Excel?
Se migran, y antes se limpian. En la práctica siempre hay años de registros duplicados o muertos, y traerlos todos sólo mueve el desorden de sitio. Se decide contigo qué vale la pena migrar y qué se archiva.
¿Cuánto tarda en estar funcionando de verdad?
Semanas para la primera parte útil, y a propósito: se pone en marcha por pedazos para que el equipo lo adopte uno a uno. Un arranque de todo a la vez es el camino más corto a que vuelvan al Excel.
¿Y si crecemos y necesitamos más módulos?
Se amplía, y no depende de que un proveedor siga vendiendo el plan que contrataste: el código y la base de datos son tuyos. Ampliar es un proyecto normal, con su alcance y su presupuesto.
¿A cuánta gente hay que capacitar y cuánto tiempo pierden en eso?
Menos de lo que se teme, si se arranca por partes. En la primera etapa entran tres o cuatro personas del área que más duele, en sesiones cortas y con datos reales. El resto entra cuando esa parte ya funciona. Capacitar a toda la empresa el mismo día es la forma más segura de que en dos semanas nadie use el sistema.
¿Dónde quedan alojados los datos y quién puede verlos?
En la nube que elijas o dentro del sistema de caja que contrates, siempre con la cuenta a nombre de tu empresa. Trabajamos con accesos nominales que puedes revocar y firmamos confidencialidad antes de ver nada. Si tu operación exige que los datos no salgan de un lugar concreto, hay que decirlo en el diagnóstico: cambia la arquitectura.
¿Qué pasa si la persona que lleva el proyecto de nuestro lado se va?
Por eso las reglas se documentan mientras se construyen y no al final. Cada decisión queda escrita con su motivo y no sólo con la instrucción, y las sesiones se hacen con al menos dos personas de tu lado. Si se va quien decidía, se pierde velocidad durante unas semanas; no se pierde el proyecto.
Esta página cuenta cómo trabajamos en Mérida. El servicio completo, con todo lo que incluye, está en erp y crm que sí se usan.
03Cómo corre el proyecto
Paso a paso
- 01
Semana 1 — mirar cómo se trabaja hoy
Nos sentamos junto a quien captura. No preguntamos cómo debería ser el proceso: miramos qué se abre, en qué orden y qué se copia de una pantalla a otra. Salen a la luz los archivos paralelos —la hoja del vendedor, el cuaderno del almacén, el grupo de WhatsApp donde se confirma todo— que ningún organigrama menciona y sin los cuales la operación no funcionaría. Ése es el proceso que hay que respetar.
- 02
Semana 2 — contar antes de proponer
Se cuentan volúmenes: cuántas cotizaciones al mes, cuántas facturas, cuántos movimientos de inventario y cuánto tiempo lleva cada uno. Con esos números se ordena qué entra en la primera etapa y qué espera, y se decide lo que casi nunca se decide: qué campos no se van a capturar. Aquí también se dice si conviene un sistema de caja en vez de construir, y sale más veces de lo que parece.
- 03
Semanas siguientes — una sola parte, en manos de pocos
Se pone a funcionar un solo bloque, normalmente clientes y seguimiento o bien inventario, con tres o cuatro personas y datos de verdad, no de prueba. Corren en paralelo con lo viejo unos días, a propósito: es la única forma de que aparezca el caso raro que nadie contó en la entrevista. Lo que se aprende ahí cambia el diseño antes de que lo use toda la empresa.
- 04
Después — migrar por bloques y entregar
La migración se hace por partes y limpiando antes de traer: duplicados, clientes muertos, productos que ya no existen. Cada bloque se cuadra contra el sistema anterior antes de dar el paso siguiente. Al final se entregan la base de datos, los accesos y un documento con las reglas que quedaron escritas dentro del sistema, para que ampliarlo el año que viene no dependa de que alguien se acuerde.
04Alcance
Qué incluye
- Levantamiento del proceso real con quien captura, no sólo con la dirección.
- Configuración del sistema elegido, o construcción a la medida si ninguno encaja.
- Migración de datos con limpieza previa y cuadre contra la fuente anterior.
- Conexiones con lo que se queda: facturación, punto de venta, correo o tienda.
- Capacitación por rol, con el sistema ya cargado con información real tuya.
- Reportes que alguien va a mirar de verdad, acordados antes de construirlos.
- Base de datos, accesos y reglas documentadas a tu nombre al terminar.
Qué NO incluye
05Criterio a criterio
Conectar los sistemas que ya tienes o cambiarlos por uno solo
| Criterio | Conectar lo que ya opera | Reemplazar por un sistema único |
|---|---|---|
| Qué toca de la operación | Nada visible: la gente sigue en las mismas pantallas de siempre | Casi todo: cambia el lugar donde trabaja cada área |
| Capacitación necesaria | Casi ninguna, porque nadie cambia de herramienta | Por rol, y hay que contarla dentro del proyecto |
| Primer alivio real | Semanas, y se nota justo donde había doble captura | Más tarde: nada sirve hasta que la primera etapa está completa |
| Riesgo de frenar la operación | Bajo: si la conexión falla se sigue trabajando como antes | Real, y por eso se arranca por partes y en paralelo |
| Dónde queda el desorden | Donde estaba: se mueve más rápido, pero no se ordena | Se ordena, porque obliga a acordar una sola forma de hacerlo |
| Techo de lo que se puede pedir | El del sistema más limitado de toda la cadena | El de tu operación, no el del catálogo de un proveedor |
| Qué hay que mantener después | Cada conexión, cada vez que un proveedor cambia algo sin avisar | Un solo sitio que mantener y un solo responsable de él |
| Cuándo elegirlo | Los sistemas funcionan y el problema es que no se hablan | La operación ya no cabe en lo que hay y se nota en errores |
06Presupuesto
Qué mueve el presupuesto de una implementación
Una implementación arranca desde $30,000 MXN, y ahí no va la licencia si eliges un sistema de caja: ésa se paga a su fabricante y suele ser la parte pequeña del gasto. El número se mueve por cuatro cosas: cuántos procesos entran en la primera etapa, en qué estado están tus datos hoy, cuántos sistemas hay que conectar y cuánta gente hay que capacitar. La migración es la partida que más se subestima: traer diez años de registros sucios cuesta más que construir la pantalla donde se ven. Baja cuando se arranca por un solo proceso, cuando hay alguien de tu lado que puede decidir sin consultar a un comité, y cuando el segundo módulo acepta esperar al mes siguiente.
07Los términos, sin misterio
- ERP
- El sistema donde vive la operación interna: inventario, compras, producción y lo que se factura. Responde a qué tenemos y qué debemos, no a con quién estamos hablando ahora.
- CRM
- El sistema donde vive la relación con el cliente: quién preguntó, qué se le ofreció, quién da seguimiento y en qué quedó. Responde a qué va a entrar, no a qué hay en bodega.
- Doble captura
- Escribir el mismo dato en dos sistemas porque no se hablan. Es la fuente más común de números que no cuadran, y casi siempre se puede medir en horas al mes.
- Migración
- Pasar los datos del sistema viejo al nuevo eligiendo qué sobrevive, qué se depura y cuáles de las reglas antiguas ya sobran. Copiar tablas de un sistema a otro no es migrar.
- API
- La puerta por la que un sistema deja que otro lea o escriba en él sin que medie una persona. Cuando no existe hay caminos más lentos, pero casi siempre hay camino.
- Fuente única de verdad
- El acuerdo de que cada dato se edita en un solo sistema y los demás lo leen de ahí. Sin ese acuerdo, dos pantallas correctas dan dos respuestas distintas.
Hablemos
Hablemos de tu operación en Mérida
Podemos vernos en Mérida o por videollamada, como prefieras. En 30 minutos te digo por dónde empezaría y cuánto podría costar.